چند سال قبل اگر یک مدیر فروشگاه میخواست بداند امروز چقدر فروش داشته است، معمولا باید تا پایان ساعت کاری منتظر میماند. اگر صاحب یک شرکت چند شعبهای بود، شاید لازم میشد گزارشها از شعب مختلف جمعآوری شوند و چند ساعت یا حتی چند روز بعد تصویر کاملی از وضعیت مالی کسبوکار به دست بیاید.
امروز شرایط کاملا متفاوت شده است.
مدیران انتظار دارند در هر لحظه وضعیت فروش را مشاهده کنند، حسابداران بتوانند بدون محدودیت مکانی کار کنند و اطلاعات مالی همیشه در دسترس باشد. همین تغییر در انتظارات باعث شده حسابداری آنلاین از یک فناوری جدید به یکی از مهمترین ابزارهای مدیریت مالی کسبوکارها تبدیل شود.
با این حال هنوز بسیاری از مدیران هنگام انتخاب نرمافزار حسابداری این سوال را مطرح میکنند که حسابداری آنلاین دقیقا چه مزیتی نسبت به روشهای سنتی دارد و چرا تعداد زیادی از شرکتها در حال مهاجرت به این مدل هستند.
پاسخ کوتاه این است که حسابداری آنلاین فقط یک تغییر نرمافزار نیست. این فناوری شیوه مدیریت اطلاعات مالی را متحول کرده است. اما برای درک بهتر موضوع باید مزایای آن را از نگاه واقعی کسبوکارها بررسی کرد.
دسترسی به اطلاعات مالی در هر زمان و هر مکان
شاید مهمترین مزیت حسابداری آنلاین همین باشد.
در سیستمهای سنتی معمولا دسترسی به اطلاعات مالی به یک کامپیوتر، یک سرور یا یک محل خاص محدود میشود. اگر مدیر شرکت خارج از دفتر باشد یا حسابدار در سفر کاری حضور داشته باشد، دسترسی به اطلاعات ممکن است دشوار شود.
اما در حسابداری آنلاین شرایط متفاوت است.
اطلاعات مالی از طریق اینترنت در دسترس قرار دارند و کاربران مجاز میتوانند از هر مکانی وارد سامانه شوند. این موضوع برای مدیرانی که دائما در جلسات، ماموریتهای کاری یا سفر هستند اهمیت بسیار زیادی دارد.
فرض کنید مدیر یک فروشگاه اینترنتی هستید و در ساعت ۱۱ شب میخواهید وضعیت فروش روز را بررسی کنید. در سیستمهای سنتی شاید این کار امکانپذیر نباشد، اما در حسابداری آنلاین تنها چند ثانیه زمان لازم است تا گزارشهای موردنیاز روی تلفن همراه یا لپتاپ نمایش داده شوند.
همین دسترسی سریع باعث میشود تصمیمهای مدیریتی نیز با سرعت بیشتری گرفته شوند.
افزایش بهره وری تیم مالی و حسابداری
یکی از مشکلات رایج در بسیاری از کسبوکارها، اتلاف زمان برای جابهجایی اطلاعات است.
ارسال فایلها بین واحدها، هماهنگ کردن اطلاعات شعب مختلف، تهیه گزارشهای دستی و انتقال اطلاعات میان سیستمهای گوناگون بخشی از زمان روزانه کارکنان را مصرف میکند.
حسابداری آنلاین بسیاری از این فعالیتها را حذف میکند.
تمام کاربران روی یک سامانه واحد کار میکنند و اطلاعات بهصورت لحظهای بهروزرسانی میشوند. زمانی که یک سند مالی ثبت میشود، کاربران مجاز میتوانند بلافاصله آن را مشاهده کنند.
این موضوع بهخصوص در شرکتهایی که چند شعبه یا چند واحد عملیاتی دارند، تاثیر قابلتوجهی بر بهرهوری دارد.
در واقع حسابداری آنلاین فقط سرعت دسترسی به اطلاعات را افزایش نمیدهد، بلکه باعث میشود زمان بیشتری برای تحلیل دادهها و تصمیمگیری باقی بماند.
کاهش هزینه های پنهان کسب و کار
بسیاری از مدیران هنگام مقایسه نرمافزارهای حسابداری فقط به هزینه خرید نگاه میکنند. در حالی که هزینه واقعی یک سیستم مالی بسیار فراتر از مبلغ اولیه است.
در سیستمهای سنتی معمولا هزینههایی مانند خرید سرور، نگهداری سختافزار، تهیه نسخه پشتیبان، ارتقای تجهیزات و پشتیبانی فنی وجود دارند. این هزینهها شاید در ابتدا چندان قابل توجه نباشند اما در طول چند سال رقم قابلتوجهی را تشکیل میدهند.
در حسابداری آنلاین بخش زیادی از این مسئولیتها بر عهده ارائهدهنده خدمات قرار میگیرد.
به همین دلیل بسیاری از کسبوکارها پس از مدتی متوجه میشوند هزینه واقعی استفاده از حسابداری آنلاین کمتر از چیزی بوده که تصور میکردند.
البته موضوع فقط کاهش هزینه نیست. حذف دغدغههای فنی نیز ارزش زیادی برای مدیران دارد. زمانی که تیم داخلی مجبور نباشد وقت خود را صرف نگهداری زیرساخت کند، میتواند روی توسعه کسبوکار تمرکز بیشتری داشته باشد.
امنیت اطلاعات مالی بیشتر از چیزی است که تصور می شود
یکی از اولین نگرانیهایی که درباره حسابداری آنلاین مطرح میشود، امنیت اطلاعات است.
بسیاری از افراد در ابتدا تصور میکنند اطلاعاتی که داخل شرکت نگهداری میشوند امنیت بیشتری دارند. اما تجربه بازار نشان داده همیشه اینطور نیست.
در بسیاری از کسبوکارهای کوچک و متوسط، زیرساختهای امنیتی حرفهای وجود ندارند. تهیه نسخه پشتیبان بهصورت منظم انجام نمیشود و گاهی اطلاعات مالی روی یک کامپیوتر یا سرور قدیمی نگهداری میشوند.
در مقابل، ارائهدهندگان حرفهای حسابداری آنلاین معمولا از مراکز داده تخصصی، رمزنگاری اطلاعات، نسخههای پشتیبان خودکار و چندین لایه حفاظتی استفاده میکنند.
البته انتخاب یک ارائهدهنده معتبر اهمیت بسیار زیادی دارد. اما در بسیاری از موارد، سطح امنیت سرویسهای ابری حرفهای از زیرساخت داخلی بسیاری از شرکتها بالاتر است.
مدیریت ساده تر کسب و کارهای چند شعبه ای
اگر یک شرکت فقط یک دفتر داشته باشد، شاید برخی مزایای حسابداری آنلاین چندان محسوس نباشند. اما زمانی که تعداد شعب افزایش پیدا میکند، شرایط کاملا تغییر میکند.
فرض کنید یک مجموعه فروشگاهی در چند شهر مختلف فعالیت میکند. مدیر مجموعه نیاز دارد عملکرد تمام شعب را بررسی کند، موجودی کالاها را کنترل کند و گزارشهای مالی را بهصورت یکپارچه مشاهده کند.
در سیستمهای سنتی این فرآیند معمولا زمانبر و پیچیده است.
اما در حسابداری آنلاین تمام شعب روی یک بستر مشترک فعالیت میکنند و اطلاعات بهصورت لحظهای در اختیار مدیران قرار میگیرد.
به همین دلیل بسیاری از فروشگاههای زنجیرهای، شرکتهای خدماتی و مجموعههای چند شعبهای به سمت نرمافزارهای حسابداری آنلاین حرکت کردهاند.
حسابداری آنلاین همراه رشد کسب و کار حرکت می کند
یکی از موضوعاتی که هنگام انتخاب نرمافزار کمتر مورد توجه قرار میگیرد، آینده کسبوکار است.
نرمافزاری که امروز پاسخگوی نیازها است، شاید دو یا سه سال بعد نتواند با رشد مجموعه هماهنگ شود.
افزایش تعداد کاربران، رشد حجم اطلاعات، راهاندازی شعب جدید و توسعه فعالیتها همگی میتوانند فشار بیشتری به زیرساخت مالی وارد کنند.
یکی از مزیتهای مهم حسابداری آنلاین این است که معمولا مقیاسپذیری بالایی دارد. کسبوکار میتواند همزمان با رشد خود از امکانات بیشتری استفاده کند، بدون اینکه مجبور باشد کل سیستم مالی را تغییر دهد.
همین ویژگی باعث شده بسیاری از استارتاپها و شرکتهای در حال توسعه از همان ابتدا به سراغ حسابداری آنلاین بروند.
آیا حسابداری آنلاین برای همه کسب و کارها مناسب است؟
واقعیت این است که هیچ راهکاری برای همه شرایط بهترین گزینه نیست.
برخی سازمانها ممکن است محدودیتهای خاصی داشته باشند یا بنا به دلایل داخلی ترجیح دهند اطلاعات فقط در زیرساخت خودشان نگهداری شود.
اما برای بخش بزرگی از کسبوکارهای امروزی، مزایای حسابداری آنلاین بهقدری قابل توجه است که نادیده گرفتن آن دشوار خواهد بود.
فروشگاههای اینترنتی، شرکتهای خدماتی، استارتاپها، مجموعههای چند شعبهای و حتی بسیاری از کسبوکارهای کوچک میتوانند از مزایای دسترسی آسان، کاهش هزینهها، افزایش بهرهوری و مدیریت متمرکز اطلاعات مالی بهرهمند شوند.
واقعیت این است که حسابداری آنلاین فقط یک روند موقت در بازار نرمافزار نیست. تغییر شیوه کار کسبوکارها، رشد دورکاری، افزایش نیاز به اطلاعات لحظهای و اهمیت تصمیمگیری سریع باعث شده این مدل به بخش مهمی از آینده مدیریت مالی تبدیل شود. هرچه رقابت در بازار شدیدتر میشود، ارزش داشتن اطلاعات دقیق و در دسترس نیز بیشتر خواهد شد و دقیقا همین نقطهای است که حسابداری آنلاین میتواند تفاوت میان یک کسبوکار معمولی و یک کسبوکار چابک و آماده رشد را رقم بزند.
