تقریبا هیچ مدیر کسبوکاری از همان روز اول به فکر تغییر نرمافزار حسابداری نیست. زمانی که یک شرکت فعالیت خود را آغاز میکند، معمولا اولویتهای مهمتری وجود دارند. جذب مشتری، فروش بیشتر، مدیریت هزینهها، استخدام نیرو و دهها دغدغه دیگر باعث میشوند انتخاب نرمافزار حسابداری در نگاه اول یک تصمیم ساده بهنظر برسد.
اما چند سال بعد شرایط تغییر میکند.
تعداد مشتریان بیشتر میشود. حجم فاکتورها افزایش پیدا میکند. تعداد کارکنان رشد میکند. شاید یک شعبه جدید راهاندازی شود یا فروش اینترنتی به فعالیتهای مجموعه اضافه شود. درست در همین نقطه است که بسیاری از مدیران متوجه میشوند نرمافزار حسابداری صرفا یک ابزار برای ثبت اسناد مالی نیست. این نرمافزار به بخشی از زیرساخت اصلی کسبوکار تبدیل شده و تقریبا تمام تصمیمهای مالی و مدیریتی به اطلاعاتی وابسته هستند که در آن ثبت شدهاند.
در چنین شرایطی یک سوال مهم مطرح میشود.
نرمافزار حسابداری تحت وب بهتر است یا نرمافزار حسابداری ویندوزی؟
پاسخ این سوال از آن چیزی که بسیاری از افراد تصور میکنند پیچیدهتر است. چون هر دو گزینه نقاط قوت و نقاط ضعف خود را دارند. اما آنچه اهمیت دارد این است که کدام گزینه با نیازهای امروز و آینده کسبوکار هماهنگی بیشتری دارد.
نرم افزارهای حسابداری ویندوزی چگونه به استاندارد بازار تبدیل شدند؟
اگر به حدود دو دهه قبل برگردیم، تقریبا اکثر شرکتها از نرمافزارهای ویندوزی استفاده میکردند. در آن دوران اینترنت سرعت و پایداری امروز را نداشت و بسیاری از کسبوکارها ترجیح میدادند اطلاعات مالی خود را روی کامپیوترها یا سرورهای داخلی نگهداری کنند.
این مدل سالها بهخوبی کار کرد.
حسابداران به محیط این نرمافزارها عادت کرده بودند. مدیران احساس میکردند کنترل کاملی روی اطلاعات خود دارند و تقریبا همه چیز مطابق انتظار پیش میرفت.
اما کسبوکارها ثابت نماندند.
شیوه کار شرکتها تغییر کرد. فروش اینترنتی رشد کرد. دورکاری به بخشی از واقعیت بازار تبدیل شد. مدیران انتظار داشتند در هر ساعت از شبانهروز به اطلاعات مالی دسترسی داشته باشند. شعب مختلف در شهرهای گوناگون فعالیت خود را گسترش دادند و نیازهای جدیدی شکل گرفت که نرمافزارهای سنتی برای پاسخگویی به آنها طراحی نشده بودند.
همین اتفاق زمینه تولد نسل جدیدی از نرمافزارهای حسابداری را فراهم کرد.
نرم افزار حسابداری تحت وب دقیقا چه تفاوتی با نسخه های ویندوزی دارد؟
بسیاری از افراد تصور میکنند حسابداری تحتوب فقط نسخه اینترنتی همان نرمافزارهای قدیمی است. اما در عمل تفاوت بسیار عمیقتر از این حرفهاست.
در نرمافزار ویندوزی معمولا اطلاعات روی یک کامپیوتر یا سرور داخلی ذخیره میشوند و دسترسی کاربران وابسته به محل فیزیکی شرکت است. اگر مدیر شرکت در سفر باشد یا بخواهد از منزل گزارشهای مالی را بررسی کند، معمولا نیاز به راهکارهای جانبی خواهد داشت.
اما در نرمافزار حسابداری تحتوب، اطلاعات روی زیرساخت ابری قرار دارند و کاربران از هر مکانی میتوانند به سیستم دسترسی داشته باشند.
شاید این تفاوت در نگاه اول کوچک بهنظر برسد اما وقتی یک مدیر بتواند در فرودگاه، جلسه کاری، منزل یا حتی هنگام سفر وضعیت فروش، مانده حسابها و گزارشهای مالی را مشاهده کند، اهمیت این موضوع کاملا مشخص میشود.
امروز اما سرعت تصمیمگیری یکی از عوامل موفقیت کسبوکارها محسوب میشود و دسترسی لحظهای به اطلاعات مالی نقش مهمی در این سرعت دارد.
وقتی کسب و کار رشد می کند تفاوت ها بیشتر دیده می شوند
یکی از موضوعاتی که معمولا در زمان خرید نرمافزار نادیده گرفته میشود، آینده کسبوکار است.
بسیاری از مدیران نرمافزار حسابداری را براساس نیازهای امروز انتخاب میکنند. اما واقعیت این است که نرمافزار حسابداری برای امروز خریداری نمیشود. این سیستم قرار است سالها در کنار کسبوکار باقی بماند.
فرض کنید یک فروشگاه در حال حاضر روزانه ۳۰ سفارش ثبت میکند.
همه چیز ساده است و مدیریت اطلاعات دشوار نیست.
اما اگر یک سال بعد تعداد سفارشها به ۵۰۰ عدد در روز برسد چه؟
اگر تعداد کاربران سیستم از دو نفر به ده نفر افزایش پیدا کند چه؟
اگر شعبه جدید راهاندازی شود چه؟
در چنین شرایطی نرمافزاری که روزی کاملا مناسب بهنظر میرسید ممکن است به یک محدودیت جدی تبدیل شود.
یکی از دلایلی که بسیاری از شرکتهای در حال رشد به سمت نرمافزارهای حسابداری تحتوب حرکت میکنند، همین قابلیت توسعهپذیری است. آنها میخواهند مطمئن باشند که با رشد مجموعه مجبور به تعویض کل زیرساخت مالی خود نخواهند شد.
امنیت اطلاعات در کدام مدل بهتر است؟
این بخش معمولا مهمترین دغدغه مدیران است.
بسیاری از افراد بهصورت غریزی تصور میکنند هر چیزی که داخل شرکت نگهداری شود امنیت بیشتری دارد. اما تجربه واقعی بازار همیشه این موضوع را تایید نمیکند.
فرض کنید تمام اطلاعات مالی یک شرکت روی یک سرور داخلی ذخیره شده است.
اگر هارد سرور آسیب ببیند چه؟
اگر نسخه پشتیبان بهدرستی تهیه نشده باشد چه؟
اگر سیستم به باجافزار آلوده شود چه؟
اگر یکی از کارکنان به اشتباه اطلاعات را حذف کند چه؟
واقعیت این است که امنیت فقط به محل نگهداری اطلاعات وابسته نیست. امنیت به کیفیت زیرساخت، نحوه پشتیبانگیری، کنترل دسترسیها و میزان نظارت بر سیستم بستگی دارد.
در بسیاری از نرمافزارهای حسابداری ابری حرفهای، اطلاعات بهصورت مستمر پشتیبانگیری میشوند، ارتباطات رمزنگاری شدهاند و چندین لایه حفاظتی برای جلوگیری از دسترسی غیرمجاز وجود دارد.
البته این موضوع به معنای امن بودن همه سرویسهای ابری نیست. همانطور که همه نرمافزارهای ویندوزی نیز کیفیت یکسانی ندارند.
اما چیزی که امروز در بازار دیده میشود این است که بسیاری از کسبوکارهای کوچک و متوسط بهتنهایی نمیتوانند سطح امنیتی مشابه یک زیرساخت ابری حرفهای ایجاد کنند.
هزینه واقعی فقط قیمت خرید نیست
یکی از اشتباهات رایج هنگام مقایسه نرمافزارهای حسابداری، نگاه کردن به قیمت اولیه است.
مدیران گاهی فقط هزینه خرید نرمافزار را مقایسه میکنند و تصمیم میگیرند.
اما هزینه واقعی یک سیستم مالی بسیار گستردهتر از مبلغی است که روی فاکتور نوشته میشود.
هزینه سرور، نگهداری سختافزار، تهیه نسخههای پشتیبان، بهروزرسانی سیستم، رفع مشکلات فنی، پشتیبانی و حتی زمانی که کارکنان برای حل مشکلات صرف میکنند، همگی بخشی از هزینههای واقعی هستند.
در بسیاری از شرکتها پس از چند سال مشخص میشود هزینه پنهان زیرساختهای سنتی بسیار بیشتر از چیزی بوده که در ابتدا تصور میشد.
به همین دلیل مدیران حرفهای هنگام انتخاب نرمافزار فقط به هزینه خرید نگاه نمیکنند. آنها هزینه مالکیت سیستم در چند سال آینده را بررسی میکنند.
در نهایت کدام گزینه انتخاب بهتری است؟
اگر بخواهیم صادقانه پاسخ دهیم، هنوز هم برخی کسبوکارها میتوانند با نرمافزارهای ویندوزی بهخوبی کار کنند. سازمانهایی که محدودیتهای خاص دارند یا زیرساخت داخلی قدرتمندی ایجاد کردهاند ممکن است همچنان از این مدل استفاده کنند.
اما برای بخش بزرگی از کسبوکارهای امروزی شرایط متفاوت است. فروشگاههای اینترنتی، شرکتهای خدماتی، استارتاپها، مجموعههای چند شعبهای و کسبوکارهایی که به اطلاعات لحظهای نیاز دارند، معمولا مزایای بیشتری از حسابداری تحتوب دریافت میکنند.
واقعیت این است که انتخاب میان نرمافزار حسابداری تحتوب و ویندوزی دیگر فقط یک تصمیم فنی نیست. این انتخاب به شیوه مدیریت کسبوکار گره خورده است. هرچه بازار رقابتیتر میشود و سرعت تصمیمگیری اهمیت بیشتری پیدا میکند، ارزش دسترسی سریع، انعطافپذیری بالا و مدیریت متمرکز اطلاعات مالی نیز بیشتر خواهد شد. به همین دلیل بسیاری از مدیرانی که چند سال قبل به حسابداری ابری مهاجرت کردند، امروز این تصمیم را نه یک تغییر نرمافزار، بلکه یک سرمایهگذاری برای آینده کسبوکار خود میدانند.
