فرض کنید چند نرم افزار حسابداری را بررسی کرده‌اید و حالا ۲ یا ۳ گزینه در فهرست نهایی باقی مانده‌اند. ظاهر همه آنها مناسب است، هر کدام فهرست بلندی از امکانات دارند و در صفحه معرفی محصول هم وعده‌هایی مثل مدیریت بهتر فروش، گزارش‌های مالی دقیق و کار ساده‌تر دیده می‌شود. در چنین شرایطی انتخاب فقط با نگاه کردن به امکانات کار ساده‌ای نیست. تفاوت واقعی معمولا زمانی مشخص می‌شود که قبل از خرید، سوال‌های درست را از فروشنده نرم افزار و حتی از خودتان بپرسید.
بسیاری از مدیران خرید نرم افزار حسابداری را با سوال درباره قیمت شروع می‌کنند. قیمت مهم است، اما اولین سوال نباید این باشد که نرم افزار چقدر هزینه دارد. سوال مهم‌تر این است که آیا این سیستم می‌تواند فرایند مالی واقعی کسب و کار شما را بدون ایجاد دردسر تازه مدیریت کند؟ اگر پاسخ این سوال روشن نباشد، حتی یک نرم افزار ارزان هم ممکن است بعد از چند ماه تبدیل به انتخابی پرهزینه شود.
ممکن است نرم افزاری بخرید و بعد متوجه شوید برای کاربر دوم باید هزینه جداگانه پرداخت کنید. شاید گزارش مورد نیاز شما در نسخه خریداری شده وجود نداشته باشد. ممکن است انتقال اطلاعات قبلی ساده نباشد یا پس از افزایش حجم فروش مجبور شوید پلن دیگری تهیه کنید. حتی مواردی مثل نحوه پشتیبان‌گیری، خروجی گرفتن از اطلاعات و پشتیبانی معمولا زمانی مهم می‌شوند که کسب و کار با یک مشکل واقعی روبه‌رو شده باشد.
اگر هنوز در مرحله انتخاب گزینه‌های اولیه هستید، پیشنهاد می‌کنیم ابتدا راهنمای انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری را مطالعه کنید. آن مقاله کمک می‌کند گزینه‌های نامناسب را قبل از رسیدن به مرحله خرید حذف کنید. این مطلب مرحله بعدی همان مسیر است و روی سوال‌هایی تمرکز دارد که قبل از پرداخت هزینه و انتقال اطلاعات مالی باید پاسخ آنها را بدانید.
در این راهنما بررسی می‌کنیم قبل از خرید نرم افزار حسابداری چه سوالاتی درباره امکانات، هزینه، امنیت، پشتیبانی، اطلاعات، کاربران و رشد آینده کسب و کار باید پرسیده شوند. هدف این است که تصمیم نهایی فقط براساس تبلیغات یا ظاهر نرم افزار گرفته نشود و انتخابی انجام شود که در استفاده روزانه هم پاسخگوی نیاز مجموعه باشد.
چرا قبل از خرید نرم افزار حسابداری باید سوال‌های دقیق بپرسیم؟
نرم افزار حسابداری با بسیاری از ابزارهایی که یک شرکت خریداری می‌کند تفاوت دارد. اگر از یک ابزار ساده راضی نباشید، معمولا تعویض آن هزینه زیادی ایجاد نمی‌کند. اما سیستم حسابداری به مرور زمان محل نگهداری بخش مهمی از اطلاعات مالی، فاکتورها، مشتریان، دریافت‌ها، پرداخت‌ها و گزارش‌های کسب و کار می‌شود.
هرچه مدت بیشتری از یک سیستم استفاده کنید، تغییر آن حساس‌تر می‌شود. ممکن است چند سال سابقه فروش، صدها مشتری و هزاران تراکنش در نرم افزار ثبت شده باشند. بنابراین بهتر است قبل از خرید، سوال‌هایی را مطرح کنید که احتمال نیاز به مهاجرت زودهنگام را کاهش دهند.
اولین سوالی که باید از خودتان بپرسید این است که دقیقا چرا به نرم افزار جدید نیاز دارید. اگر پاسخ فقط این باشد که نرم افزار فعلی قدیمی است یا همه کسب و کارها از نرم افزار استفاده می‌کنند، هنوز دلیل روشنی برای انتخاب ندارید.
مشکل واقعی را مشخص کنید. آیا صدور فاکتور کند است؟ گزارش فروش کافی نیست؟ اطلاعات موجودی با انبار واقعی اختلاف دارد؟ دسترسی مدیر به گزارش‌ها سخت است؟ حسابدار از راه دور کار می‌کند؟ اطلاعات در چند فایل پراکنده هستند؟ یا نرم افزار فعلی دیگر با حجم فعالیت شما هماهنگ نیست؟
وقتی مشکل اصلی مشخص شود، بررسی نرم افزار هم هدفمندتر خواهد شد. مثلا اگر مشکل شما دسترسی مدیر به اطلاعات است، باید درباره حسابداری آنلاین، دسترسی از دستگاه‌های مختلف و سطح دسترسی کاربران سوال کنید. اگر مشکل موجودی است، مدیریت انبار و ارتباط آن با فروش باید در اولویت قرار گیرد.
این موضوع همان نکته‌ای است که در مقاله امکانات نرم افزار حسابداری آنلاین برای کسب و کارهای کوچک بررسی کردیم. امکانات زمانی ارزش دارند که یک مسئله واقعی را حل کنند. وجود قابلیت‌هایی که هیچ استفاده‌ای برای کسب و کار شما ندارند نباید معیار اصلی خرید باشد.
سوال بعدی این است که چه افرادی قرار است با نرم افزار کار کنند. مدیر، حسابدار، فروشنده و مسئول انبار نیاز یکسانی ندارند. نرم افزار ممکن است برای حسابدار بسیار کامل باشد اما فروشنده برای صدور یک فاکتور ساده با آن مشکل داشته باشد. برعکس ممکن است محیط سیستم برای کاربر عادی بسیار ساده باشد اما گزارش‌های مورد نیاز حسابدار یا مدیر مالی را فراهم نکند.
بهتر است افراد اصلی قبل از خرید حداقل یک بار نرم افزار را آزمایش کنند. فروشنده یک فاکتور ثبت کند. حسابدار دریافت یا پرداخت را بررسی کند. مدیر گزارش فروش یا وضعیت مشتریان را باز کند. همین آزمایش ساده می‌تواند مشکلاتی را نشان دهد که از روی صفحه معرفی محصول قابل تشخیص نیستند.
سوال مهم دیگر به میزان پیچیدگی سیستم مربوط می‌شود. هر کسب و کاری به حرفه‌ای‌ترین نسخه موجود نیاز ندارد. اگر هنوز بین یک سیستم ساده و گزینه‌ای با امکانات بسیار بیشتر مردد هستید، مقاله نرم افزار حسابداری ساده یا حرفه‌ای کمک می‌کند مشخص کنید چه سطحی از امکانات برای مجموعه شما منطقی‌تر است.
یک نرم افزار بیش از حد ساده ممکن است بعد از رشد کسب و کار محدودیت ایجاد کند. نرم افزار بیش از حد پیچیده هم می‌تواند باعث شود کارمندان از آن درست استفاده نکنند. هدف پیدا کردن نقطه‌ای است که سیستم نیازهای امروز را پوشش دهد و برای رشد منطقی آینده نیز جا داشته باشد.
همچنین مشخص کنید چه گزارش‌هایی واقعا برای شما مهم هستند. به جای اینکه بپرسید نرم افزار چند نوع گزارش دارد، نام گزارش‌هایی را که هر هفته یا هر ماه استفاده می‌کنید یادداشت کنید. گزارش فروش، سود و زیان، بدهکاران، بستانکاران، موجودی، گردش حساب و وضعیت دریافت‌ها نمونه‌هایی از گزارش‌های مهم هستند.
گاهی نرم افزار ده‌ها گزارش دارد اما مدیر برای پیدا کردن یک گزارش ساده باید چند مرحله طی کند. تعداد گزارش مهم نیست. سرعت رسیدن به اطلاعات مورد نیاز و قابل فهم بودن آنها اهمیت بیشتری دارد.
دسترسی مدیر به اطلاعات نیز باید از ابتدا مشخص شود. یکی از مشکلات سیستم‌های مالی قدیمی این است که اطلاعات وجود دارند اما مدیر برای دیدن آنها به حسابدار یا یک کامپیوتر خاص وابسته است. همین فاصله می‌تواند باعث شود مدیر دیرتر متوجه تغییرات مهم مالی شود. قبلا در مقاله چرا مدیران دیر متوجه مشکلات مالی کسب و کار می‌شوند این مسئله را دقیق‌تر بررسی کرده‌ایم.
قبل از خرید نرم افزار حسابداری دقیقا چه سوال‌هایی باید بپرسیم؟
۱. آیا نرم افزار برای نوع کسب و کار من طراحی شده است؟
اولین سوال باید درباره تناسب سیستم با نوع فعالیت باشد. یک فروشگاه، شرکت خدماتی، مجموعه پخش یا کسب و کار چند شعبه‌ای فرایندهای متفاوتی دارند. نرم افزار ممکن است از نظر فنی قدرتمند باشد اما برای مدل کاری شما مناسب نباشد.
اگر فروشگاه دارید، درباره موجودی، خرید، فروش، برگشت کالا، قیمت‌گذاری و گزارش گردش کالا سوال کنید. اگر کسب و کار خدماتی دارید، ببینید ثبت خدمات، هزینه‌ها، مشتریان و درآمد چگونه انجام می‌شود. اگر چند شعبه دارید، امکان تفکیک اطلاعات شعب را بررسی کنید.
برای کسب و کارهای فروشگاهی، راهنمای نرم افزار حسابداری تحت وب برای فروشگاه‌ها می‌تواند در مشخص کردن نیازهای اصلی کمک کند.
۲. آیا نسخه آزمایشی یا دمو واقعی وجود دارد؟
دیدن ویدیو یا تصاویر نرم افزار کافی نیست. تا زمانی که خودتان با سیستم کار نکنید نمی‌توانید بفهمید انجام عملیات روزانه چقدر ساده است.
در نسخه آزمایشی یک سناریوی کامل اجرا کنید. مشتری بسازید، محصول یا خدمت تعریف کنید، فاکتور صادر کنید، مبلغی دریافت کنید، یک هزینه ثبت کنید و سپس گزارش همان عملیات را ببینید. اگر همین مسیر ساده نامفهوم است، بعد از خرید احتمالا تجربه بهتری نخواهید داشت.
۳. قیمت نهایی دقیقا شامل چه چیزهایی است؟
فقط عدد اولیه را نپرسید. مشخص کنید هزینه شامل چند کاربر است، پشتیبانی چگونه محاسبه می‌شود، آیا بعضی ماژول‌ها جدا هستند و افزایش تعداد کاربر یا شعبه چه هزینه‌ای دارد.
همچنین بپرسید آیا هزینه آموزش، انتقال اطلاعات، راه‌اندازی یا تمدید جداگانه محاسبه می‌شود. مقایسه ۲ نرم افزار فقط با قیمت اولیه ممکن است تصویر اشتباهی ایجاد کند.
۴. نرم افزار اشتراکی است یا لایسنس دائمی دارد؟
مدل پرداخت باید از ابتدا روشن باشد. اگر نرم افزار اشتراکی است، هزینه ماهانه یا سالانه و شرایط تغییر تعرفه را بررسی کنید. اگر لایسنس دائمی ارائه می‌شود، مشخص کنید پشتیبانی و به‌روزرسانی چگونه محاسبه خواهند شد.
هیچ کدام از این مدل‌ها به خودی خود بهتر نیستند. مهم این است که بدانید هزینه استفاده در چند سال آینده چگونه محاسبه می‌شود.
۵. چند کاربر می‌توانند هم‌زمان از سیستم استفاده کنند؟
اگر فقط یک نفر امروز از نرم افزار استفاده می‌کند، باز هم شرایط افزودن کاربر جدید را بپرسید. ممکن است بعد از رشد مجموعه فروشنده، مدیر، مسئول انبار و حسابدار هم به سیستم نیاز پیدا کنند.
همچنین بررسی کنید آیا هر کاربر حساب مستقل دارد یا همه از یک نام کاربری استفاده می‌کنند. حساب مستقل امکان کنترل دسترسی و پیگیری بهتر فعالیت‌ها را فراهم می‌کند.
۶. می‌توان برای کاربران سطح دسترسی جدا تعیین کرد؟
این سوال برای حفظ اطلاعات مالی بسیار مهم است. فروشنده لازم نیست گزارش سود شرکت را ببیند. مسئول انبار نیز ممکن است نیازی به اطلاعات بانکی نداشته باشد.
بپرسید آیا امکان تعیین دسترسی برای مشاهده، ثبت، ویرایش و حذف اطلاعات وجود دارد. هرچه تعداد کاربران بیشتر باشد اهمیت این موضوع بیشتر می‌شود.
۷. اطلاعات مالی کجا نگهداری می‌شوند؟
این سوال به‌خصوص هنگام خرید نرم افزار آنلاین اهمیت زیادی دارد. باید بدانید اطلاعات در چه زیرساختی نگهداری می‌شوند، چه روش‌هایی برای محافظت از داده‌ها وجود دارد و مسئولیت نگهداری اطلاعات با چه کسی است.
اگر قصد استفاده از حسابداری آنلاین دارید، فقط به امکان ورود از طریق مرورگر توجه نکنید. کیفیت زیرساخت و نحوه محافظت از اطلاعات بخش مهمی از انتخاب هستند.
۸. نسخه پشتیبان چگونه تهیه می‌شود؟
بپرسید بکاپ با چه فاصله زمانی تهیه می‌شود، کجا نگهداری می‌شود و اگر مشکلی ایجاد شود فرایند بازیابی اطلاعات چگونه است. پاسخ مبهم به این سوال را جدی بگیرید.
از دست رفتن اطلاعات مالی می‌تواند بسیار پرهزینه‌تر از قیمت خود نرم افزار باشد. بنابراین پشتیبان‌گیری نباید موضوعی باشد که بعد از خرید درباره آن فکر کنید.
۹. اگر اینترنت قطع شود چه اتفاقی می‌افتد؟
اگر نرم افزار آنلاین است، شرایط استفاده هنگام اختلال اینترنت را بپرسید. برای برخی کسب و کارها چند دقیقه عدم دسترسی مشکل بزرگی نیست. برای فروشگاهی که باید پشت سر هم فاکتور صادر کند شرایط متفاوت است.
در مقاله نرم افزار حسابداری تحت وب یا ویندوزی مزایا و محدودیت‌های هر دو مدل را بررسی کرده‌ایم و مطالعه آن قبل از تصمیم نهایی می‌تواند مفید باشد.
۱۰. آیا می‌توانم اطلاعات خودم را از نرم افزار خارج کنم؟
این یکی از مهم‌ترین سوال‌هایی است که بسیاری از کاربران فراموش می‌کنند. اطلاعات مالی متعلق به کسب و کار شما هستند. باید بدانید چه اطلاعاتی را می‌توانید خروجی بگیرید و این خروجی در چه قالبی ارائه می‌شود.
اگر چند سال بعد تصمیم به تغییر سیستم بگیرید، امکان دسترسی به اطلاعات قبلی اهمیت زیادی پیدا می‌کند. وابستگی کامل به نرم افزار بدون امکان دریافت داده‌ها می‌تواند در آینده مشکل‌ساز شود.
۱۱. اطلاعات نرم افزار قبلی چگونه منتقل می‌شوند؟
اگر کسب و کار تازه شروع نشده است احتمالا اطلاعات قبلی دارید. بپرسید چه داده‌هایی قابل انتقال هستند و انتقال توسط چه کسی انجام می‌شود.
ممکن است مشتریان، کالاها و مانده حساب‌ها قابل انتقال باشند اما فاکتورهای سال‌های قبل نیاز به روش دیگری داشته باشند. قبل از خرید باید این محدودیت‌ها روشن شوند.
۱۲. پشتیبانی دقیقا چگونه انجام می‌شود؟
فقط نپرسید آیا پشتیبانی دارید. سوال کنید راه‌های ارتباطی چیست، در چه ساعت‌هایی پاسخ داده می‌شود، هزینه پشتیبانی چگونه محاسبه می‌شود و برای مشکلات فوری چه روشی وجود دارد.
همچنین ببینید آموزش‌ها و راهنماهای کافی وجود دارند یا برای هر سوال کوچک باید با پشتیبانی تماس بگیرید. نرم افزار خوب باید بتواند بخش بزرگی از سوال‌های معمول را با محیط قابل فهم و مستندات مناسب پاسخ دهد.
۱۳. آموزش کاربران چگونه انجام می‌شود؟
بعضی نرم افزارها ساده هستند و کاربران با چند آموزش کوتاه می‌توانند کار را شروع کنند. برخی سیستم‌ها نیاز به آموزش بیشتری دارند. قبل از خرید مشخص کنید آموزش اولیه چگونه ارائه می‌شود و آیا برای اضافه شدن کاربران جدید منابع آموزشی وجود دارد.
۱۴. نرم افزار تا چه اندازه قابلیت رشد دارد؟
اگر امروز یک شعبه دارید بپرسید اضافه کردن شعبه دوم چگونه انجام می‌شود. اگر ۲ کاربر دارید شرایط افزایش کاربران را بررسی کنید. اگر موجودی کالا محدود است، ببینید سیستم در حجم بیشتر چه عملکردی دارد.
هدف خرید امکانات غیرضروری برای آینده نیست. فقط باید مطمئن شوید رشد طبیعی کسب و کار شما را خیلی زود مجبور به تعویض کامل سیستم نمی‌کند.
۱۵. نرم افزار چه گزارش‌هایی برای مدیر دارد؟
از فروشنده بخواهید گزارش‌های مدیریتی را به شکل واقعی نشان دهد. گزارش فروش، سود و زیان، وضعیت بدهکاران، موجودی و جریان دریافت و پرداخت را ببینید.
مهم است که مدیر بتواند بدون دانش تخصصی حسابداری، اطلاعات اصلی را درک کند. گزارش‌های تخصصی برای حسابدار ضروری هستند اما مدیر هم به یک تصویر روشن از وضعیت مجموعه نیاز دارد.
۱۶. آیا نرم افزار از موبایل یا دستگاه‌های دیگر قابل استفاده است؟
اگر دسترسی خارج از شرکت برای شما مهم است، فقط عبارت تحت وب را کافی ندانید. نرم افزار را واقعا روی لپ‌تاپ و موبایل بررسی کنید. ببینید گزارش‌ها خوانا هستند و عملیات مورد نیاز قابل انجام است یا خیر.
یکی از مزایای اصلی حسابداری آنلاین همین امکان دسترسی راحت‌تر به اطلاعات است. اما کیفیت تجربه واقعی استفاده باید جداگانه بررسی شود.
۱۷. اگر بخواهم نرم افزار را ترک کنم چه اتفاقی برای اطلاعات می‌افتد؟
این سوال شاید هنگام خرید کمی عجیب به نظر برسد اما بسیار مهم است. قبل از شروع همکاری باید بدانید در صورت پایان اشتراک یا تغییر نرم افزار، تا چه زمانی به اطلاعات دسترسی دارید و چگونه می‌توانید آنها را دریافت کنید.
۱۸. به‌روزرسانی‌ها چگونه انجام می‌شوند؟
نرم افزارهای مالی ممکن است به دلیل تغییرات فنی، مالیاتی یا توسعه امکانات نیاز به به‌روزرسانی داشته باشند. مشخص کنید این به‌روزرسانی‌ها خودکار هستند یا کاربر باید آنها را نصب کند و آیا هزینه جداگانه دارند.
۱۹. آیا اطلاعات مالی من به یک سیستم واحد متصل می‌شوند؟
یکی از دلایل مهم استفاده از نرم افزار حسابداری کاهش پراکندگی اطلاعات است. اگر فروش در یک بخش، هزینه در سیستم دیگر و موجودی در فایل جداگانه باقی بمانند، مدیر همچنان برای رسیدن به تصویر واقعی کسب و کار مجبور است اطلاعات را کنار هم قرار دهد.
بپرسید صدور فاکتور چه اثری روی حساب مشتری و موجودی می‌گذارد. دریافت پول چگونه به فاکتور مرتبط می‌شود و گزارش‌ها چگونه از همین اطلاعات ساخته می‌شوند.
۲۰. چه چیزی در این نرم افزار وجود ندارد؟
این سوال بسیار ارزشمند است. به جای اینکه فقط بپرسید نرم افزار چه امکاناتی دارد، محدودیت‌های آن را هم بخواهید. هیچ سیستمی همه نیازهای تمام کسب و کارها را پوشش نمی‌دهد.
اگر فروشنده بتواند صادقانه محدودیت‌های محصول را توضیح دهد، تصمیم دقیق‌تری خواهید گرفت. دانستن یک محدودیت قبل از خرید بسیار بهتر از کشف آن پس از انتقال اطلاعات است.
چطور پاسخ این سوال‌ها را به یک تصمیم درست تبدیل کنیم؟
بعد از پرسیدن این سوال‌ها احتمالا اطلاعات زیادی درباره گزینه‌های مختلف خواهید داشت. مرحله بعد این است که پاسخ‌ها را براساس اهمیت واقعی آنها مرتب کنید. همه معیارها وزن یکسانی ندارند.
برای مثال اگر فروشگاه دارید و کنترل موجودی برایتان حیاتی است، ضعف در مدیریت کالا را نمی‌توان با رابط کاربری زیبا جبران کرد. اگر حسابدار شما از راه دور کار می‌کند، دسترسی آنلاین و مدیریت کاربران ممکن است اهمیت بیشتری از بعضی گزارش‌های تخصصی داشته باشند.
بهتر است ۵ نیاز اصلی کسب و کار خود را مشخص کنید. این موارد باید همان چیزهایی باشند که نبود آنها استفاده از نرم افزار را دشوار می‌کند. سپس هر گزینه را براساس همین ۵ معیار ارزیابی کنید.
بعد از آن سراغ امکانات مطلوب اما غیرضروری بروید. این روش اجازه نمی‌دهد قابلیت‌های جذاب اما کم‌استفاده روی تصمیم اصلی اثر زیادی بگذارند.
قیمت را هم در انتهای این مقایسه وارد کنید. اول ببینید کدام سیستم نیازهای ضروری را پوشش می‌دهد و بعد هزینه واقعی استفاده از هر کدام را مقایسه کنید. نرم افزار ارزان‌تری که یک نیاز حیاتی را پوشش نمی‌دهد در عمل انتخاب اقتصادی‌تری نیست.
همچنین فقط شرایط امروز را نبینید. نرم افزار باید بتواند رشد معقول کسب و کار را پوشش دهد. اگر احتمال می‌دهید در آینده نزدیک کاربر، شعبه یا حجم فروش بیشتری داشته باشید، از همین حالا شرایط توسعه سیستم را بدانید.
در مقابل، بابت امکاناتی که هیچ برنامه واقعی برای استفاده از آنها ندارید هزینه اضافه نپردازید. هدف این نیست که پیچیده‌ترین نرم افزار بازار را بخرید. هدف پیدا کردن سیستمی است که امروز برای شما مناسب باشد و فردا هم خیلی زود محدودکننده نشود.
در مورد سیستم‌های آنلاین، مسئله اعتماد اهمیت بیشتری پیدا می‌کند. قرار است اطلاعات مالی کسب و کار در این سیستم نگهداری شوند. به همین دلیل امنیت، پشتیبان‌گیری، پایداری و نحوه دسترسی به داده‌ها باید به اندازه ظاهر و امکانات نرم افزار جدی گرفته شوند.
اگر مدل حسابداری آنلاین را ترجیح می‌دهید، حسابان وب نیز یکی از گزینه‌هایی است که می‌توانید با همین سوال‌ها ارزیابی کنید. درباره امکانات، نحوه دسترسی، گزارش‌ها، پشتیبانی و تناسب آن با کسب و کار خود بررسی انجام دهید. معیار انتخاب نباید صرفا نام یک نرم افزار باشد. نرم افزار مناسب سیستمی است که با فرایند واقعی مجموعه هماهنگ باشد.
مزیت این روش این است که تصمیم از حالت احساسی خارج می‌شود. به جای اینکه یک رابط کاربری زیبا یا تخفیف کوتاه‌مدت شما را تحت تاثیر قرار دهد، بر اساس معیارهایی تصمیم می‌گیرید که در ماه‌ها و سال‌های بعد هم اهمیت خواهند داشت.
همچنین بهتر است قبل از تصمیم نهایی چند سوال را از تیم خودتان بپرسید. فروشنده با سیستم راحت است؟ حسابدار گزارش‌های لازم را دریافت می‌کند؟ مدیر اطلاعات مورد نیاز خود را سریع پیدا می‌کند؟ آیا فرایند ثبت اطلاعات ساده‌تر می‌شود یا فقط شکل آن تغییر می‌کند؟
اگر پاسخ این سوال‌ها مثبت باشد، احتمال اینکه نرم افزار در استفاده واقعی هم موفق باشد بیشتر خواهد بود.
خرید نرم افزار حسابداری فقط خرید یک برنامه نیست. شما در واقع سیستمی را انتخاب می‌کنید که قرار است بخش مهمی از اطلاعات مالی کسب و کار را برای سال‌ها مدیریت کند. به همین دلیل چند ساعت بررسی و پرسیدن سوال‌های دقیق قبل از خرید می‌تواند از هزینه و دردسر زیادی در آینده جلوگیری کند.
اگر نرم افزار بتواند اطلاعات را منظم کند، کارهای روزمره را سریع‌تر انجام دهد و دید روشن‌تری از وضعیت مالی در اختیار مدیر قرار دهد، ارزش واقعی خود را نشان می‌دهد. در مقابل اگر بعد از خرید همچنان مجبور باشید اطلاعات را در فایل‌های جداگانه نگهداری کنید یا برای هر گزارش ساده از چند نفر کمک بگیرید، بخشی از هدف اصلی انتخاب نرم افزار از بین رفته است.
پس قبل از خرید فقط نپرسید این نرم افزار چه امکاناتی دارد. بپرسید این امکانات دقیقا چگونه به کار کسب و کار من می‌آیند، اطلاعاتم چگونه نگهداری می‌شوند، هزینه واقعی چقدر است و اگر مجموعه رشد کند چه اتفاقی می‌افتد. پاسخ همین سوال‌ها معمولا تفاوت میان یک خرید عجولانه و یک انتخاب ماندگار را مشخص می‌کند.
مهم‌ترین سوال قبل از خرید نرم افزار حسابداری چیست؟
مهم‌ترین سوال این است که نرم افزار دقیقا کدام نیاز یا مشکل مالی کسب و کار شما را حل می‌کند. قبل از بررسی قیمت و تعداد امکانات باید مشخص شود سیستم با نوع فعالیت، حجم تراکنش‌ها، تعداد کاربران و گزارش‌های مورد نیاز مجموعه هماهنگ است یا خیر.
قبل از خرید نرم افزار حسابداری چه امکاناتی را بررسی کنیم؟
صدور فاکتور، ثبت درآمد و هزینه، دریافت و پرداخت، مدیریت مشتریان، گزارش‌های مالی، کنترل موجودی در کسب و کارهای کالایی، سطح دسترسی کاربران، پشتیبان‌گیری و امکان خروجی گرفتن از اطلاعات از مهم‌ترین موارد هستند.
آیا نسخه آزمایشی نرم افزار حسابداری مهم است؟
بله. نسخه آزمایشی اجازه می‌دهد عملیات واقعی مانند تعریف مشتری، صدور فاکتور، ثبت دریافت و مشاهده گزارش را قبل از خرید امتحان کنید. این آزمایش اطلاعات بسیار بیشتری از تصاویر یا فهرست امکانات نرم افزار در اختیار شما قرار می‌دهد.
درباره قیمت نرم افزار حسابداری چه سوال‌هایی باید بپرسیم؟
علاوه بر قیمت اولیه باید هزینه کاربران اضافه، شعب، ماژول‌های جداگانه، پشتیبانی، آموزش، انتقال اطلاعات، تمدید و به‌روزرسانی را بررسی کنید تا هزینه واقعی استفاده از نرم افزار مشخص شود.
قبل از خرید نرم افزار حسابداری آنلاین چه مواردی مهم هستند؟
در نرم افزار حسابداری آنلاین باید نحوه نگهداری اطلاعات، امنیت حساب کاربران، نسخه پشتیبان، روش بازیابی اطلاعات، کیفیت دسترسی، سطح دسترسی کاربران و امکان دریافت خروجی از داده‌های مالی بررسی شود.
چطور بفهمیم نرم افزار حسابداری در آینده هم برای کسب و کار مناسب است؟
شرایط افزایش کاربران، حجم اطلاعات، شعب و انبارها را بررسی کنید و ببینید نرم افزار تا چه اندازه قابلیت توسعه دارد. هدف این نیست که از ابتدا تمام امکانات حرفه‌ای را بخرید، بلکه باید مطمئن شوید رشد معمول کسب و کار شما را خیلی زود مجبور به تغییر سیستم نمی‌کند.
آیا امکان خروجی گرفتن از اطلاعات قبل از خرید مهم است؟
بله. اطلاعات مالی متعلق به کسب و کار شما هستند و باید بدانید چه داده‌هایی را می‌توانید از نرم افزار دریافت کنید. این موضوع در صورت تغییر سیستم، پایان اشتراک یا نیاز به آرشیو اطلاعات اهمیت زیادی پیدا می‌کند.
“`
