بهترین نرم افزار حسابداری را چگونه انتخاب کنیم؟ راهنمای کامل

فرض کنید کسب و کار شما چند سالی است فعالیت می‌کند و تعداد مشتری‌ها، فاکتورها و تراکنش‌های مالی بیشتر شده است. تا مدتی می‌توان بخشی از اطلاعات را با فایل اکسل، دفتر حساب یا چند ابزار جداگانه مدیریت کرد. اما از یک جایی به بعد پیدا کردن یک عدد ساده مثل میزان واقعی طلب مشتریان، سود ماه قبل یا هزینه‌های جاری زمان زیادی می‌گیرد. در چنین شرایطی معمولا اولین سوال مدیر این است که بهترین نرم افزار حسابداری برای کسب و کار من کدام است؟

پاسخ این سوال برخلاف چیزی که در بسیاری از تبلیغات دیده می‌شود یک نام مشخص نیست. بهترین نرم افزار برای یک فروشگاه پوشاک ممکن است انتخاب مناسبی برای یک شرکت خدماتی نباشد. نرم افزاری که یک مجموعه ۳ نفره را به خوبی مدیریت می‌کند شاید برای کسب و کاری با چند شعبه محدودکننده باشد. حتی دو شرکت با اندازه مشابه نیز ممکن است به دلیل تفاوت در روش فروش، تعداد کاربران و نوع گزارش‌هایی که نیاز دارند انتخاب متفاوتی داشته باشند.

به همین دلیل انتخاب نرم افزار حسابداری بهتر است از شناخت نیازهای کسب و کار شروع شود، نه از مقایسه فهرست امکانات شرکت‌های نرم افزاری. قبل از اینکه به دنبال صدها قابلیت مختلف باشید باید بدانید قرار است چه مشکلی را حل کنید. آیا مشکل شما کنترل فروش است؟ موجودی انبار دقیق نیست؟ مدیر به گزارش‌های مالی دسترسی ندارد؟ حسابدار و مدیر روی اطلاعات متفاوت کار می‌کنند؟ یا هنوز اطلاعات مالی در چند فایل و سیستم پراکنده است؟

اگر بیشتر این مشکلات برای شما آشنا هستند، بهتر است راهنمای امکانات نرم افزار حسابداری آنلاین برای کسب و کارهای کوچک را هم مطالعه کنید. در آن مقاله امکانات پایه‌ای را بررسی کرده‌ایم که یک سیستم مالی مناسب کسب و کارهای کوچک باید در اختیار مدیر و حسابدار قرار دهد.

در این راهنما قرار نیست فقط ویژگی‌های چند نرم افزار را فهرست کنیم. هدف این است که ببینیم یک مدیر چگونه می‌تواند از میان گزینه‌های مختلف، نرم افزاری را انتخاب کند که با روش واقعی کار مجموعه هماهنگ باشد و چند ماه بعد مجبور به تغییر دوباره سیستم نشود.

قبل از انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری، نیازهای کسب و کار را مشخص کنید

یکی از رایج‌ترین اشتباه‌ها این است که مدیر جستجو را با عبارت بهترین نرم افزار حسابداری شروع می‌کند و مستقیما سراغ مقایسه برندها می‌رود. در حالی که هنوز مشخص نیست نرم افزار دقیقا قرار است چه کاری برای مجموعه انجام دهد. این روش شبیه خرید خودرو بدون مشخص کردن نوع استفاده است. کسی که هر روز در شهر رفت و آمد می‌کند نیاز متفاوتی با فردی دارد که برای حمل بار یا سفرهای طولانی خودرو می‌خواهد.

برای حسابداری هم شرایط مشابه است. قبل از بررسی نرم افزار یک روز کاری عادی مجموعه را مرور کنید. مشتری چگونه سفارش می‌دهد؟ چه کسی فاکتور صادر می‌کند؟ پول چگونه دریافت می‌شود؟ خریدها کجا ثبت می‌شوند؟ چه کسی هزینه‌ها را وارد می‌کند؟ آیا کالا در انبار دارید؟ چک دریافت می‌کنید؟ فروش اعتباری دارید؟ حسابدار در محل شرکت حضور دارد یا از راه دور کار می‌کند؟

پاسخ همین سوال‌های ساده می‌تواند بخش بزرگی از گزینه‌های نامناسب را حذف کند. مثلا اگر کسب و کار شما خدماتی است و هیچ کالایی در انبار ندارد، امکانات بسیار پیشرفته مدیریت انبار نباید معیار اصلی انتخاب باشد. در مقابل برای یک فروشگاه، نداشتن کنترل دقیق موجودی می‌تواند کل سیستم حسابداری را کم‌ارزش کند.

یک راه ساده این است که نیازها را در ۳ گروه تقسیم کنید. گروه اول امکانات ضروری هستند. یعنی بدون آنها عملا نمی‌توانید کار کنید. گروه دوم امکاناتی هستند که باعث راحت‌تر شدن کار می‌شوند. گروه سوم قابلیت‌هایی هستند که شاید در آینده مفید باشند اما در شرایط فعلی استفاده خاصی ندارند.

برای مثال یک فروشگاه کوچک ممکن است صدور فاکتور، کنترل موجودی، ثبت هزینه، مدیریت بدهکاران و گزارش فروش را در گروه ضروری قرار دهد. دسترسی چندکاربره و گزارش‌های نموداری می‌توانند در گروه دوم باشند. مدیریت چند شعبه نیز تا زمانی که شعبه دوم ایجاد نشده است شاید در گروه سوم قرار گیرد.

این دسته‌بندی یک مزیت مهم دارد. هنگام مشاهده صفحه معرفی یک نرم افزار تحت تاثیر تعداد زیاد قابلیت‌ها قرار نمی‌گیرید. هر امکان را با یک سوال ساده ارزیابی می‌کنید. آیا این قابلیت یکی از مشکلات واقعی مجموعه من را حل می‌کند؟

اگر پاسخ منفی است، وجود آن نباید امتیاز زیادی در تصمیم شما داشته باشد. تعداد قابلیت بیشتر همیشه به معنی نرم افزار بهتر نیست. حتی گاهی امکانات زیاد باعث پیچیده‌تر شدن محیط سیستم می‌شوند و کاربران برای انجام کارهای ساده مسیر طولانی‌تری طی می‌کنند.

همچنین بهتر است از همان ابتدا مشخص کنید چه افرادی قرار است با سیستم کار کنند. مدیر، حسابدار، فروشنده، مسئول انبار و مدیر شعبه ممکن است نیازهای متفاوتی داشته باشند. نرم افزار مناسب باید بتواند این نقش‌ها را بدون ایجاد پیچیدگی اضافی پوشش دهد.

بهترین نرم افزار حسابداری باید چه ویژگی‌هایی داشته باشد؟

۱. استفاده از نرم افزار باید ساده باشد

سادگی شاید در صفحه مشخصات یک محصول جذاب‌ترین ویژگی نباشد، اما در استفاده روزانه یکی از مهم‌ترین عوامل است. نرم افزار حسابداری ابزاری نیست که ماهی یک بار باز شود. فروشنده ممکن است روزانه ده‌ها فاکتور ثبت کند. حسابدار ساعت‌ها با آن کار می‌کند و مدیر مرتب گزارش‌ها را بررسی می‌کند.

اگر برای انجام یک عملیات ساده مجبور باشید چند منو را باز کنید یا اطلاعات تکراری وارد کنید، همین زمان‌های کوچک در طول یک سال به ساعت‌های زیادی تبدیل می‌شوند. از طرف دیگر هرچه کار کردن با سیستم سخت‌تر باشد احتمال اشتباه یا عقب افتادن ثبت اطلاعات هم بیشتر خواهد شد.

به همین دلیل قبل از خرید فقط دموی معرفی نرم افزار را تماشا نکنید. خودتان یک فرایند واقعی را امتحان کنید. مشتری تعریف کنید، فاکتور بسازید، دریافت وجه را ثبت کنید و بعد گزارش همان فروش را پیدا کنید. تجربه واقعی استفاده اطلاعات بیشتری از یک فهرست طولانی امکانات در اختیار شما قرار می‌دهد.

۲. گزارش‌ها باید برای مدیر قابل فهم باشند

گزارش حسابداری زمانی ارزش دارد که بتوان براساس آن تصمیم گرفت. بسیاری از مدیران نمی‌خواهند هر روز دفتر کل یا جزئیات حساب‌های تخصصی را بررسی کنند. آنها می‌خواهند بدانند فروش چقدر بوده، هزینه‌ها چه تغییری کرده، چقدر از مشتریان طلب دارند و وضعیت سود چگونه است.

اگر برای رسیدن به جواب همین سوال‌های ساده مجبور باشید هر بار از حسابدار درخواست گزارش جداگانه کنید، بخشی از مزیت نرم افزار از بین می‌رود. این مسئله یکی از دلایلی است که برخی مدیران مشکلات مالی کسب و کار را دیر تشخیص می‌دهند. اطلاعات وجود دارد اما در زمان مناسب و به شکل قابل فهم در اختیار تصمیم‌گیرنده قرار نمی‌گیرد.

۳. اطلاعات بخش‌های مختلف باید به یکدیگر متصل باشند

یک نرم افزار خوب نباید فقط جایگزین چند فایل جداگانه شود. ارزش اصلی زمانی ایجاد می‌شود که فروش، خرید، مشتری، تامین‌کننده، دریافت، پرداخت و موجودی با هم ارتباط داشته باشند.

فرض کنید کالایی فروخته می‌شود. در یک سیستم مناسب، صدور فاکتور باید روی حساب مشتری، میزان فروش و در صورت استفاده از انبار روی موجودی کالا اثر بگذارد. اگر برای هر بخش مجبور باشید اطلاعات را دوباره ثبت کنید، هم زمان بیشتری صرف می‌شود و هم احتمال اختلاف میان گزارش‌ها بالا می‌رود.

۴. نرم افزار باید متناسب با نوع فعالیت شما باشد

نیازهای یک فروشگاه با شرکت خدماتی یکسان نیست. فروشگاه به مدیریت کالا، موجودی، قیمت فروش و گردش کالا اهمیت زیادی می‌دهد. شرکت خدماتی ممکن است بیشتر به ثبت خدمات، درآمد، هزینه و وضعیت مشتریان نیاز داشته باشد.

اگر فعالیت شما فروشگاهی است، پیشنهاد می‌کنیم راهنمای نرم افزار حسابداری تحت وب برای فروشگاه‌ها را هم مطالعه کنید. در آن مطلب نیازهای خاص فروشگاه‌ها و اهمیت ارتباط فروش با موجودی را دقیق‌تر بررسی کرده‌ایم.

۵. امکان رشد همراه کسب و کار مهم است

انتخاب نرم افزار فقط برای شرایط فعلی نیست. بهتر است یک تصویر تقریبی از ۲ یا ۳ سال آینده داشته باشید. اگر تعداد کاربران بیشتر شود چه اتفاقی می‌افتد؟ اگر شعبه دیگری باز کنید چه؟ اگر حجم فاکتورها چند برابر شود آیا سیستم همچنان برای شما قابل استفاده خواهد بود؟

قرار نیست بابت امکاناتی که شاید هیچ وقت استفاده نشوند هزینه زیادی پرداخت کنید. اما در طرف مقابل انتخاب سیستمی که با اولین مرحله رشد مجبور شوید آن را کنار بگذارید هم منطقی نیست. مهاجرت سیستم مالی معمولا کار کوچکی نیست، چون اطلاعات چند سال فعالیت کسب و کار نیز باید همراه آن منتقل شوند.

۶. سطح دسترسی کاربران باید قابل کنترل باشد

کارمند فروش لازم نیست تمام اطلاعات مالی مجموعه را ببیند. مسئول انبار نیز شاید نیازی به مشاهده سود شرکت نداشته باشد. حسابدار و مدیر هم به سطح دسترسی بیشتری نیاز دارند.

نرم افزار مناسب باید اجازه دهد دسترسی هر کاربر براساس مسئولیت او تنظیم شود. این قابلیت هم کار با سیستم را ساده‌تر می‌کند و هم به محافظت بهتر از اطلاعات مالی کمک می‌کند.

۷. پشتیبانی را بخشی از خود نرم افزار بدانید

ممکن است نرم افزاری روی کاغذ امکانات زیادی داشته باشد اما وقتی سوال یا مشکلی ایجاد می‌شود امکان دریافت پاسخ مناسب وجود نداشته باشد. برای کسب و کاری که تیم فنی مستقل ندارد، کیفیت پشتیبانی اهمیت زیادی پیدا می‌کند.

قبل از انتخاب، فقط درباره ساعات پشتیبانی سوال نکنید. ببینید آموزش اولیه چگونه انجام می‌شود، مستندات قابل فهم وجود دارد یا خیر، راه ارتباط با تیم پشتیبانی چیست و در زمان بروز مشکل چه مسیری برای دریافت پاسخ وجود دارد.

حسابداری آنلاین چه تاثیری بر انتخاب نرم افزار حسابداری دارد؟

یکی از سوال‌های مهم هنگام انتخاب نرم افزار این است که مدیر و تیم مالی چگونه به اطلاعات دسترسی خواهند داشت. وابسته بودن تمام اطلاعات مالی به یک کامپیوتر مشخص برای بسیاری از کسب و کارها محدودیت ایجاد می‌کند. مدیر ممکن است بیرون از دفتر باشد، حسابدار بخشی از کار را از راه دور انجام دهد یا مجموعه چند کاربر در محل‌های مختلف داشته باشد.

حسابداری آنلاین این مدل استفاده را تغییر می‌دهد. در یک سیستم تحت وب مناسب، کاربران مجاز می‌توانند بدون وابستگی کامل به یک دستگاه مشخص به بخش‌هایی که اجازه دسترسی دارند وارد شوند. این موضوع برای مدیری که بین چند محل رفت و آمد دارد، کسب و کاری با چند کاربر یا مجموعه‌ای که حسابدار آن همیشه در محل شرکت نیست بسیار کاربردی است.

البته نباید تصور کرد هر نرم افزاری که تحت وب اجرا می‌شود به صورت خودکار انتخاب خوبی است. آنلاین بودن تنها یکی از معیارهاست. سرعت، امنیت، سادگی، گزارش‌گیری، پشتیبان‌گیری، کیفیت رابط کاربری و نحوه مدیریت کاربران نیز باید بررسی شوند.

اگر بین نرم افزارهای نصبی و آنلاین مردد هستید، مقایسه نرم افزار حسابداری تحت وب یا ویندوزی کمک می‌کند تفاوت این دو مدل را بهتر ببینید و براساس شرایط مجموعه تصمیم بگیرید.

یکی از مزایای مهم حسابداری آنلاین برای مدیر این است که فاصله زمانی میان وقوع یک اتفاق مالی و مشاهده اطلاعات می‌تواند کمتر شود. اگر فروش، دریافت و هزینه‌ها به موقع ثبت شوند، مدیر می‌تواند وضعیت کسب و کار را با اطلاعات به‌روزتری بررسی کند.

فرض کنید خارج از محل شرکت هستید و قرار است درباره یک خرید بزرگ تصمیم بگیرید. در ساختاری که اطلاعات مالی فقط روی یک سیستم داخلی قرار دارد ممکن است مجبور شوید برای بررسی مانده حساب‌ها، مطالبات و بدهی‌ها با چند نفر تماس بگیرید. در یک سیستم حسابداری آنلاین مناسب، مدیر می‌تواند بسیاری از اطلاعات مورد نیاز خود را مستقیما مشاهده کند.

این نوع دسترسی یکی از دلایلی است که کسب و کارها به سمت حسابداری ابری حرکت می‌کنند. مزیت اصلی فقط حذف نصب نرم افزار نیست. موضوع مهم‌تر این است که اطلاعات مالی راحت‌تر در دسترس افراد مجاز قرار می‌گیرند و همکاری مدیر، حسابدار و سایر کاربران ساده‌تر می‌شود.

در حسابان وب نیز محور اصلی استفاده از سیستم بر پایه حسابداری آنلاین و دسترسی ساده‌تر به اطلاعات مالی قرار دارد. با این حال هنگام بررسی حسابان وب یا هر نرم افزار دیگری بهتر است محصول را براساس نیاز واقعی مجموعه خود ارزیابی کنید. نام برند یا تعداد امکانات نباید جای تحلیل دقیق نیازهای کسب و کار را بگیرد.

بهترین روش این است که چند عملیات پرتکرار مجموعه را در سیستم بررسی کنید. ببینید صدور فاکتور چقدر ساده است، گزارش مورد نیاز را چقدر سریع پیدا می‌کنید، ثبت دریافت و پرداخت چگونه انجام می‌شود و آیا کاربران مختلف می‌توانند بدون آموزش طولانی با بخش‌های مورد نیاز خود کار کنند.

هنگام مقایسه نرم افزارهای حسابداری به چه چیزهایی توجه کنیم؟

بعد از مشخص شدن نیازها معمولا ۲ یا چند گزینه در فهرست نهایی باقی می‌مانند. اینجا بهتر است مقایسه را به شکل ساختاری انجام دهید. مقایسه براساس حس اولیه یا تعداد امکانات ممکن است نتیجه اشتباهی ایجاد کند.

اولین معیار باید پوشش نیازهای ضروری باشد. فهرستی را که در ابتدای کار تهیه کرده‌اید دوباره بررسی کنید و ببینید هر نرم افزار کدام نیازها را به شکل واقعی پوشش می‌دهد. فقط وجود نام یک قابلیت کافی نیست. نحوه اجرای آن هم اهمیت دارد.

برای مثال هر دو نرم افزار ممکن است گزارش فروش داشته باشند، اما یکی فقط مجموع فروش را نشان دهد و دیگری امکان بررسی فروش براساس محصول، مشتری یا بازه زمانی را هم فراهم کند. بنابراین بررسی عملی ویژگی‌ها بهتر از خواندن عنوان آنهاست.

معیار بعدی سرعت انجام کارهای روزانه است. تعداد مراحل انجام کار شاید در نگاه اول موضوع بزرگی نباشد، اما برای عملیاتی که روزانه ده‌ها بار تکرار می‌شوند اهمیت زیادی دارد. صدور فاکتور، ثبت دریافت، تعریف مشتری و پیدا کردن گزارش باید مسیر منطقی و کوتاهی داشته باشند.

هزینه نیز باید به شکل کامل بررسی شود. فقط مبلغ خرید یا اشتراک را نبینید. ممکن است هزینه کاربران اضافه، پشتیبانی، آموزش، انتقال اطلاعات یا بعضی امکانات جداگانه محاسبه شود. بهتر است قبل از تصمیم نهایی بدانید هزینه واقعی استفاده از نرم افزار در یک سال چقدر خواهد بود.

از طرف دیگر ارزان‌ترین گزینه همیشه کم‌هزینه‌ترین انتخاب نیست. اگر کار کردن با نرم افزار زمان زیادی بگیرد، کاربران آن را درست استفاده نکنند یا گزارش‌های مورد نیاز را در اختیار شما قرار ندهد، هزینه پنهان آن می‌تواند بیشتر از اختلاف قیمت اولیه باشد.

امکان خروجی گرفتن از اطلاعات هم موضوع مهمی است که گاهی نادیده گرفته می‌شود. داده‌های مالی متعلق به کسب و کار شما هستند. بهتر است بدانید اگر زمانی تصمیم به تغییر سیستم گرفتید، چه اطلاعاتی را می‌توانید دریافت کنید و فرایند انتقال داده‌ها چگونه انجام می‌شود.

امنیت و پشتیبان‌گیری نیز باید بررسی شوند. اگر نرم افزار آنلاین است، درباره شیوه نگهداری داده‌ها، نسخه‌های پشتیبان، امنیت ورود کاربران و روش بازیابی اطلاعات سوال کنید. اطلاعات چند سال فعالیت مالی مجموعه چیزی نیست که بتوان نسبت به نحوه نگهداری آن بی‌تفاوت بود.

در نهایت تجربه استفاده واقعی از سیستم را جدی بگیرید. ظاهر زیبا اهمیت دارد اما پس از چند هفته استفاده، سرعت انجام کار، پیدا کردن اطلاعات و قابل فهم بودن محیط ارزش بیشتری پیدا می‌کنند.

چه اشتباهاتی باعث انتخاب نرم افزار حسابداری نامناسب می‌شوند؟

اولین اشتباه انتخاب براساس تبلیغات است. تبلیغ می‌تواند شما را با یک محصول آشنا کند اما نمی‌تواند مشخص کند آن محصول برای مدل کاری شما مناسب است یا خیر. تصمیم نهایی باید براساس بررسی نیاز و آزمایش واقعی گرفته شود.

اشتباه دوم انتخاب براساس تعداد امکانات است. بعضی مدیران تصور می‌کنند هرچه فهرست قابلیت‌ها طولانی‌تر باشد نرم افزار ارزش بیشتری دارد. در عمل امکاناتی که استفاده نمی‌شوند ارزش خاصی برای کسب و کار ایجاد نمی‌کنند و حتی ممکن است محیط سیستم را پیچیده‌تر کنند.

اشتباه سوم توجه نکردن به کاربران اصلی نرم افزار است. مدیری که خودش روزانه با سیستم کار نمی‌کند ممکن است محصولی انتخاب کند که برای فروشنده یا حسابدار مناسب نباشد. بهتر است افرادی که بیشترین استفاده را از سیستم دارند قبل از تصمیم نهایی آن را امتحان کنند.

اشتباه چهارم خرید نرم افزار فقط براساس شرایط امروز است. اگر کسب و کار در حال رشد باشد، باید حداقل نیازهای احتمالی چند سال آینده را هم در نظر گرفت. تغییر سیستم حسابداری بعد از جمع شدن حجم زیادی از اطلاعات معمولا کار ساده‌ای نیست.

اشتباه پنجم بی‌توجهی به کیفیت اطلاعات ورودی است. حتی بهترین نرم افزار حسابداری هم نمی‌تواند اطلاعات ناقص را به گزارش دقیق تبدیل کند. اگر فاکتورها ثبت نشوند، هزینه‌ها فراموش شوند یا دریافت‌ها با تاخیر وارد شوند، خروجی سیستم هم قابل اعتماد نخواهد بود.

به همین دلیل موفقیت یک سیستم حسابداری از ترکیب ۲ عامل به دست می‌آید. نرم افزار مناسب و فرایند مالی منظم. حذف هر کدام از این دو کیفیت نتیجه را پایین می‌آورد.

اگر هنوز بخش زیادی از امور مالی مجموعه با فایل‌ها و روش‌های جداگانه انجام می‌شوند، مطالعه مزایای حسابداری آنلاین می‌تواند کمک کند بهتر مشخص کنید چه بخش‌هایی از کار امکان ساده‌تر شدن و یکپارچه شدن دارند.

برای انتخاب نهایی عجله نکنید. چند ساعت بررسی دقیق قبل از خرید می‌تواند از ماه‌ها دردسر بعدی جلوگیری کند. یک سناریوی واقعی بسازید و آن را در گزینه‌های نهایی اجرا کنید. مثلا یک خرید ثبت کنید، فاکتور فروش صادر کنید، بخشی از مبلغ را دریافت کنید، هزینه‌ای ثبت کنید و در پایان گزارش وضعیت مشتری و فروش را ببینید.

اگر انجام همین عملیات معمولی سخت است، احتمالا پس از چند ماه استفاده هم تجربه خوبی نخواهید داشت. اما اگر نرم افزار بدون نیاز به آموزش طولانی مسیر کار را برای شما و تیم قابل فهم می‌کند، بخش مهمی از آزمون اولیه را پشت سر گذاشته است.

در نهایت بهترین نرم افزار حسابداری نرم افزاری نیست که بیشترین قابلیت را روی کاغذ داشته باشد. بهترین انتخاب سیستمی است که با روش کار واقعی مجموعه شما هماهنگ باشد، اطلاعات مالی را قابل اعتماد نگه دارد و کمک کند مدیر سریع‌تر بفهمد در کسب و کار چه اتفاقی در حال رخ دادن است.

اگر یک نرم افزار باعث شود برای پیدا کردن فروش، هزینه، طلب مشتری و وضعیت مالی زمان کمتری صرف کنید و در مقابل اطلاعات دقیق‌تری برای تصمیم‌گیری داشته باشید، در مسیر درستی قرار گرفته‌اید. هدف حسابداری فقط ثبت گذشته نیست. اطلاعات مالی باید به شما کمک کنند تصمیم بعدی را با دید روشن‌تری بگیرید.

سوالات متداول درباره انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری