تصور کنید یک فروشگاه کوچک، شرکت خدماتی یا کسب و کار اینترنتی را مدیریت میکنید. تعداد مشتریها کمکم بیشتر شده، فاکتورهای فروش افزایش پیدا کرده و هزینهها هم از چند مسیر مختلف پرداخت میشوند. بخشی از پول در حساب بانکی است، تعدادی از مشتریان هنوز بدهکار هستند و در پایان ماه هم باید مشخص شود کسب و کار واقعا چقدر سود کرده است. در چنین شرایطی مدیریت مالی با چند یادداشت، فایل اکسل یا بررسی گردش حساب بانکی خیلی زود دشوار میشود.
اینجاست که حسابداری آنلاین میتواند بخش بزرگی از کارهای روزانه را سادهتر کند. اما صرف آنلاین بودن یک نرم افزار به معنی مناسب بودن آن برای کسب و کارهای کوچک نیست. یک نرم افزار حسابداری آنلاین برای کسب و کارهای کوچک باید قبل از هر چیز ساده، قابل فهم و متناسب با کار واقعی مدیر باشد. اگر برای ثبت یک فاکتور ساده مجبور شوید چند صفحه تنظیمات پیچیده را پشت سر بگذارید، آن نرم افزار هر چقدر امکانات زیادی داشته باشد باز هم انتخاب مناسبی نیست.
تجربه بسیاری از کسب و کارها نشان میدهد مشکل اصلی معمولا کمبود اطلاعات نیست. مشکل این است که اطلاعات مالی در چند جای مختلف قرار گرفتهاند. فروش در یک سیستم ثبت میشود، هزینهها در فایل دیگری نوشته میشوند، موجودی کالا جای دیگری قرار دارد و مدیر برای فهمیدن وضعیت واقعی کسب و کار باید همه این اطلاعات را کنار هم قرار دهد. همین فاصله میان اطلاعات است که باعث میشود بسیاری از مدیران دیر متوجه مشکلات مالی کسب و کار شوند.
بنابراین سوال اصلی این نیست که کدام نرم افزار بیشترین تعداد منو و قابلیت را دارد. سوال بهتر این است که نرم افزار حسابداری قرار است کدام مشکلات روزانه کسب و کار شما را حل کند. در ادامه دقیقتر بررسی میکنیم که یک نرم افزار حسابداری آنلاین مناسب کسب و کار کوچک باید چه امکاناتی داشته باشد و هنگام انتخاب آن باید به چه نکاتی توجه کرد.
نرم افزار حسابداری آنلاین برای کسب و کارهای کوچک دقیقا باید چه کاری انجام دهد؟
یک کسب و کار کوچک معمولا ساختار مالی پیچیده یک شرکت بزرگ را ندارد. ممکن است مدیر مجموعه خودش بخشی از فروش، خرید، دریافتها و پرداختها را کنترل کند و یک حسابدار هم به صورت پارهوقت یا تماموقت امور حسابداری را انجام دهد. به همین دلیل نرم افزار مورد استفاده باید فاصله میان مدیر و حسابدار را کمتر کند، نه اینکه خودش به یک کار تخصصی تازه تبدیل شود.
به زبان ساده، مدیر باید بتواند بدون بررسی دهها گزارش پیچیده بفهمد امروز چه مقدار فروش داشته، چه میزان طلب از مشتریان باقی مانده، چقدر بدهی دارد، موجودی کالا در چه وضعیتی است و درآمد و هزینه در چه مسیری حرکت میکنند. حسابدار هم باید بتواند اطلاعات دقیقتر را بررسی و اصلاح کند. ترکیب همین دو نیاز یکی از مهمترین تفاوتهای یک سیستم حسابداری مناسب کسب و کار کوچک با نرم افزارهای سنگین سازمانی است.
موضوع دسترسی هم اهمیت زیادی دارد. در روشهای قدیمی معمولا اطلاعات حسابداری روی یک کامپیوتر مشخص قرار داشت. اگر مدیر بیرون از محل کار بود، برای دیدن یک گزارش ساده باید با حسابدار تماس میگرفت یا منتظر میماند تا به سیستم دسترسی پیدا کند. استفاده از نرم افزارهای تحت وب این محدودیت را تا حد زیادی کاهش داده است. اگر درباره تفاوت این دو مدل تردید دارید، مطالعه مطلب نرم افزار حسابداری تحت وب یا ویندوزی میتواند تصویر روشنتری در اختیار شما قرار دهد.
در حسابداری آنلاین اطلاعات مالی باید به شکلی در دسترس باشد که مدیر بتواند در زمان مناسب تصمیم بگیرد. ارزش این موضوع زمانی مشخص میشود که یک تصمیم مالی فوری پیش روی شما قرار بگیرد. فرض کنید قصد خرید مقدار زیادی کالا دارید. اگر ندانید چه میزان نقدینگی در دسترس است، چه مقدار چک در هفته آینده سررسید میشود و چه مقدار طلب از مشتریان دارید، حتی یک خرید ظاهرا سودآور میتواند فشار زیادی به جریان نقدی ایجاد کند.
یک نرم افزار مناسب باید اطلاعات پراکنده را به یک تصویر قابل فهم تبدیل کند. فروش، خرید، هزینه، دریافت، پرداخت، بدهکاران، بستانکاران و در صورت نیاز موجودی کالا باید با یکدیگر ارتباط داشته باشند. این ارتباط مهمتر از تعداد امکانات نرم افزار است. اگر سیستم دهها قابلیت داشته باشد اما اطلاعات آن به شکل جداگانه مدیریت شوند، مدیر باز هم برای تحلیل وضعیت مالی مجبور است چند گزارش مختلف را کنار هم قرار دهد.
مسئله بعدی سرعت ثبت اطلاعات است. کسب و کار کوچک معمولا نیروی انسانی محدودی دارد. نمیتوان انتظار داشت برای هر تراکنش چند دقیقه زمان صرف شود. ثبت فاکتور فروش، دریافت وجه، پرداخت هزینه یا تعریف مشتری باید سریع باشد. هر چه فرایند ثبت اطلاعات طولانیتر شود احتمال اینکه کاربران اطلاعات را با تاخیر وارد کنند بیشتر خواهد شد. وقتی اطلاعات دیر ثبت شوند، گزارش لحظهای هم دیگر ارزش واقعی خود را از دست میدهد.
به همین دلیل هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری نباید فقط صفحه معرفی امکانات را بررسی کرد. بهتر است یک سناریوی واقعی از کسب و کار خودتان را در نرم افزار اجرا کنید. یک مشتری بسازید، کالا یا خدمت تعریف کنید، فاکتور صادر کنید، دریافت وجه را ثبت کنید و بعد گزارش مربوط به آن را ببینید. اگر این مسیر ساده و قابل فهم باشد، احتمال اینکه نرم افزار در استفاده روزانه هم موفق باشد بسیار بیشتر است.
مهمترین امکانات نرم افزار حسابداری آنلاین برای کسب و کارهای کوچک چیست؟
۱. صدور سریع و ساده فاکتور فروش
فاکتور فروش یکی از پرتکرارترین بخشهای یک سیستم مالی است. نرم افزار باید اجازه دهد مشتری، کالا یا خدمت، تعداد، قیمت، تخفیف و اطلاعات مورد نیاز را بدون مسیرهای پیچیده ثبت کنید. اگر کسب و کار روزانه تعداد زیادی فروش دارد، حتی چند مرحله اضافی در صدور هر فاکتور میتواند در طول ماه زمان زیادی از کارکنان بگیرد.
از طرف دیگر صدور فاکتور نباید یک عملیات جدا از حسابداری باشد. وقتی فاکتور صادر میشود، مبلغ فروش، حساب مشتری و در کسب و کارهای کالایی موجودی باید به شکل هماهنگ تغییر کنند. این همان نقطهای است که یک سیستم یکپارچه ارزش خود را نشان میدهد.
۲. ثبت درآمد و هزینه بدون پیچیدگی
بخش زیادی از خطاهای مالی کسب و کارهای کوچک به هزینههایی مربوط میشود که به موقع ثبت نشدهاند. هزینه ارسال، تبلیغات، خرید لوازم، هزینه اینترنت، اجاره، حمل کالا و بسیاری از پرداختهای کوچک ممکن است در طول ماه انجام شوند اما اگر ثبت آنها سخت باشد، بخشی از این اطلاعات فراموش میشوند.
وقتی هزینهها کامل ثبت نشوند، سودی که مدیر در گزارش مشاهده میکند با سود واقعی تفاوت خواهد داشت. نرم افزار حسابداری آنلاین مناسب باید ثبت این موارد را آنقدر ساده کند که تبدیل به بخشی از روند طبیعی کار شود.
۳. مدیریت بدهکاران و بستانکاران
یکی از خطاهای رایج مدیران این است که میزان فروش را با میزان پولی که واقعا وارد کسب و کار شده برابر میدانند. فرض کنید در یک ماه ۵۰۰ میلیون تومان فروش داشتهاید اما ۱۸۰ میلیون تومان آن هنوز از مشتریان دریافت نشده است. از نظر فروش ممکن است ماه خوبی داشته باشید، اما وضعیت نقدینگی داستان دیگری دارد.
نرم افزار باید در چند ثانیه مشخص کند چه کسانی به شما بدهکار هستند، مبلغ بدهی هر مشتری چقدر است و چه پرداختهایی هنوز انجام نشدهاند. در سمت مقابل نیز بدهی شما به تامینکنندگان باید قابل مشاهده باشد. این اطلاعات برای تصمیمهای روزمره مدیر بسیار مهمتر از بسیاری از گزارشهای پیچیده حسابداری است.
۴. گزارش فروش قابل فهم برای مدیر
مدیر نباید برای فهمیدن وضعیت فروش مجبور باشد حسابدار حرفهای باشد. گزارش فروش باید بتواند به سوالهای ساده اما مهم پاسخ دهد. امروز چقدر فروختهایم؟ این ماه نسبت به ماه قبل چه تغییری داشتهایم؟ کدام کالا یا خدمت فروش بیشتری داشته؟ کدام مشتری سهم بیشتری از درآمد ایجاد کرده است؟
گزارش خوب فقط عدد نمایش نمیدهد. باید بتوان از آن برای تصمیمگیری استفاده کرد. اگر فروش یک محصول بالا رفته اما حاشیه سود آن کم است، افزایش فروش الزاما خبر خوبی نیست. به همین دلیل گزارشهای مالی باید در کنار اطلاعات فروش، امکان بررسی دقیقتر عملکرد کسب و کار را فراهم کنند.
۵. کنترل موجودی برای کسب و کارهای کالایی
برای فروشگاهها، موجودی کالا بخش مهمی از سرمایه کسب و کار است. اگر سیستم مالی از موجودی واقعی خبر نداشته باشد، تصمیم خرید بعدی هم با خطا همراه خواهد بود. موجودی بیش از حد باعث خواب سرمایه میشود و موجودی کمتر از نیاز میتواند فروش از دست رفته ایجاد کند.
نرم افزار حسابداری مناسب فروشگاه باید بتواند ورود و خروج کالا را با خرید و فروش هماهنگ کند و موجودی قابل اتکایی ارائه دهد. اگر فعالیت اصلی شما فروش کالا است، مطلب نرم افزار حسابداری تحت وب برای فروشگاهها جزئیات بیشتری درباره نیازهای این گروه از کسب و کارها توضیح میدهد.
۶. گزارش سود و زیان
یکی از مهمترین سوالهای هر مدیر این است که کسب و کار واقعا چقدر سود کرده است. پاسخ این سوال از موجودی حساب بانکی به دست نمیآید. ممکن است مبلغ زیادی در حساب داشته باشید اما بخشی از آن متعلق به بدهیهای آینده باشد. در مقابل ممکن است حساب بانکی در یک مقطع کم باشد اما مقدار قابل توجهی طلب از مشتریان داشته باشید.
گزارش سود و زیان باید درآمدها و هزینههای دوره را کنار هم قرار دهد و دید روشنتری از عملکرد مالی ارائه کند. برای کسب و کار کوچک، این گزارش زمانی ارزشمند است که مدیر بتواند مفهوم آن را بدون نیاز به بررسی دهها حساب جزئی درک کند.
۷. دسترسی از مکانهای مختلف
یکی از دلایل اصلی حرکت کسب و کارها به سمت حسابداری ابری همین موضوع است. مدیر ممکن است در فروشگاه، دفتر، سفر یا حتی خانه نیاز داشته باشد وضعیت مالی را بررسی کند. وابسته بودن همه اطلاعات به یک کامپیوتر مشخص با شیوه کار بسیاری از کسب و کارهای امروزی سازگار نیست.
البته دسترسی آنلاین باید همراه با کنترل سطح دسترسی باشد. مدیر، حسابدار و کارمند فروش الزاما نباید اطلاعات یکسانی ببینند. سیستم خوب باید اجازه دهد هر کاربر فقط به بخشهایی که برای انجام وظیفه خود نیاز دارد دسترسی داشته باشد.
۸. امکان استفاده همزمان مدیر و حسابدار
در بسیاری از کسب و کارهای کوچک، حسابدار همیشه در محل کار حضور ندارد. گاهی امور مالی به حسابدار بیرون از مجموعه سپرده میشود. در چنین شرایطی ارسال فایلهای مختلف میان مدیر و حسابدار هم زمانبر است و هم احتمال کار روی نسخه اشتباه اطلاعات را بیشتر میکند.
در یک سیستم حسابداری آنلاین، اگر زیرساخت نرم افزار این امکان را فراهم کند، مدیر و حسابدار میتوانند روی یک مجموعه اطلاعات واحد کار کنند. مدیر وضعیت کلی را میبیند و حسابدار جزئیات تخصصی را مدیریت میکند. همین موضوع میتواند تعداد تماسها، فایلهای پراکنده و گزارشهای دستی را کاهش دهد.
۹. تهیه نسخه پشتیبان و حفظ اطلاعات
اطلاعات مالی یکی از مهمترین داراییهای یک کسب و کار است. تصور کنید چند سال فاکتور، اطلاعات مشتریان، دریافتها، پرداختها و گزارشهای مالی فقط روی یک سیستم ذخیره شده باشند و هارد آن دستگاه آسیب ببیند. ارزش سیستم حسابداری فقط به امکانات آن نیست. نحوه نگهداری اطلاعات و امکان بازیابی آنها نیز اهمیت زیادی دارد.
هنگام بررسی نرم افزار باید درباره شیوه نگهداری دادهها، پشتیبانگیری، امنیت حسابهای کاربری و روش بازیابی اطلاعات سوال کنید. این بخش شاید در نگاه اول جذابترین قابلیت نرم افزار نباشد، اما در زمان بروز مشکل تبدیل به یکی از مهمترین ویژگیها خواهد شد.
۱۰. داشبورد مدیریتی ساده و کاربردی
مدیر نباید هر بار برای بررسی شرایط کسب و کار چند گزارش جدا باز کند. یک داشبورد خوب میتواند اطلاعات مهم را در یک صفحه نمایش دهد. مقدار فروش، هزینهها، مانده حسابها، بدهکاران، وضعیت دریافتها و چند شاخص اصلی معمولا برای یک نگاه سریع کافی هستند.
نکته مهم این است که داشبورد نباید تبدیل به صفحهای شلوغ از نمودارهای بیاستفاده شود. هر عددی که نمایش داده میشود باید بتواند به یک سوال مدیریتی پاسخ دهد. اگر اطلاعات روی صفحه تاثیری بر تصمیم شما ندارد، احتمالا حضور آن ضرورتی ندارد.
چطور نرم افزار حسابداری مناسب نیاز واقعی کسب و کار کوچک را انتخاب کنیم؟
یکی از اشتباهات رایج هنگام انتخاب نرم افزار این است که مدیر فهرست امکانات چند محصول را کنار هم قرار میدهد و نرم افزاری را انتخاب میکند که گزینههای بیشتری دارد. این روش در ظاهر منطقی است، اما همیشه به انتخاب بهتر منجر نمیشود. بسیاری از قابلیتهایی که در صفحه معرفی محصول جذاب به نظر میرسند ممکن است هیچ وقت در کسب و کار شما استفاده نشوند.
بهتر است قبل از بررسی نرم افزار، روند مالی کسب و کار خودتان را روی کاغذ بنویسید. مشتری چگونه خرید میکند؟ فاکتور چه زمانی صادر میشود؟ پول چگونه دریافت میشود؟ هزینهها را چه کسی ثبت میکند؟ کالا از کجا وارد انبار میشود؟ مدیر چه گزارشهایی را هر هفته نیاز دارد؟ حسابدار چه اطلاعاتی را بررسی میکند؟
وقتی پاسخ این سوالها مشخص شد، نیازهای واقعی نرم افزار هم روشنتر میشوند. ممکن است یک کسب و کار خدماتی اصلا به مدیریت انبار نیاز نداشته باشد اما گزارش پروژه برایش مهم باشد. یک فروشگاه در مقابل ممکن است بدون کنترل موجودی دقیق عملا نتواند از سیستم مالی به درستی استفاده کند.
سادگی استفاده را هم دست کم نگیرید. نرم افزار حسابداری قرار است هر روز استفاده شود. تفاوت میان یک محیط ساده و یک سیستم گیجکننده بعد از چند ماه بسیار بیشتر از چیزی است که در زمان خرید احساس میشود. اگر کارکنان استفاده از نرم افزار را سخت بدانند، ثبت اطلاعات عقب میافتد و در نهایت کیفیت گزارشها کاهش پیدا میکند.
موضوع رشد آینده کسب و کار نیز مهم است. نرم افزاری که امروز برای ۵۰ فاکتور در ماه مناسب است، آیا زمانی که تعداد فاکتورها به ۵۰۰ یا ۱۰۰۰ برسد همچنان قابل استفاده خواهد بود؟ اگر کاربر جدید اضافه کنید یا شعبه دیگری راهاندازی شود، آیا مجبور به تعویض کل سیستم خواهید شد؟ انتخاب درست باید نیاز فعلی را پوشش دهد اما شما را خیلی زود به یک بنبست تازه نرساند.
در کنار امکانات، پشتیبانی نیز باید جدی گرفته شود. حتی سادهترین سیستمها هم ممکن است در زمان استفاده سوال ایجاد کنند. کیفیت پاسخگویی، آموزش اولیه و وجود مستندات قابل فهم میتواند تجربه استفاده از نرم افزار را کاملا تغییر دهد. برای یک کسب و کار کوچک که تیم فناوری اطلاعات ندارد، این موضوع اهمیت بیشتری پیدا میکند.
همچنین بهتر است پیش از تصمیم نهایی مشخص کنید چه کسانی قرار است با سیستم کار کنند. گاهی مدیر نرم افزاری را انتخاب میکند که برای خودش جذاب است اما حسابدار یا کارکنان فروش با آن راحت نیستند. اگر چند نفر قرار است هر روز از سیستم استفاده کنند، بهتر است حداقل یک بار روند واقعی کار توسط همان افراد آزمایش شود.
قیمت هم باید در کنار ارزش نرم افزار بررسی شود، نه به شکل جداگانه. یک نرم افزار ارزان که باعث دوبارهکاری، ثبت ناقص اطلاعات یا تهیه گزارشهای دستی شود ممکن است در عمل هزینه بیشتری به کسب و کار تحمیل کند. در مقابل خرید یک سیستم بسیار گران با دهها امکان بدون استفاده هم منطقی نیست. انتخاب مناسب جایی میان این دو قرار دارد.
اگر به دنبال یک راهکار حسابداری آنلاین هستید، بهتر است هنگام بررسی حسابان وب نیز همین معیارها را در نظر بگیرید. صرف نام یک نرم افزار یا تعداد قابلیتهای آن نباید تصمیم نهایی شما را تعیین کند. مهم این است که سیستم با مدل فروش، تعداد کاربران، نوع کالا یا خدمت و نحوه مدیریت مالی کسب و کار شما هماهنگ باشد.
برای یک کسب و کار کوچک، نرم افزار حسابداری زمانی ارزش واقعی ایجاد میکند که باعث شود مدیر کمتر برای پیدا کردن اطلاعات وقت بگذارد و بیشتر بتواند از اطلاعات برای تصمیمگیری استفاده کند. هدف نهایی حسابداری فقط ثبت عددها نیست. عددها باید نشان دهند کسب و کار در چه وضعیتی قرار دارد و چه تصمیمی برای هفته یا ماه آینده منطقیتر است.
اگر هر بار برای فهمیدن میزان سود، بدهی مشتریان یا موجودی کالا مجبور هستید از چند نفر سوال کنید یا اطلاعات چند فایل را کنار هم قرار دهید، احتمالا ساختار مالی کسب و کار نیاز به بازنگری دارد. انتخاب یک نرم افزار حسابداری آنلاین مناسب میتواند نقطه شروع این تغییر باشد، اما نتیجه خوب زمانی به دست میآید که فرایند ثبت اطلاعات نیز منظم باشد.
بهترین سیستم حسابداری لزوما سیستمی نیست که بیشترین امکانات را داشته باشد. برای یک کسب و کار کوچک، بهترین انتخاب نرم افزاری است که اطلاعات مهم را دقیق ثبت کند، کار کردن با آن ساده باشد و مدیر بتواند بدون اتلاف وقت وضعیت مالی مجموعه را ببیند. اگر این سه اصل رعایت شوند، نرم افزار از یک ابزار ثبت اطلاعات به بخشی از سیستم تصمیمگیری کسب و کار تبدیل خواهد شد.
