چند سال قبل اگر مدیر یک شرکت میخواست گزارش فروش روزانه را بررسی کند، معمولا باید پشت کامپیوتر محل کار مینشست. اگر در سفر بود یا خارج از شرکت حضور داشت، دسترسی به اطلاعات مالی کار سادهای نبود. بسیاری از گزارشها بهصورت فایل ارسال میشدند و گاهی چند نسخه متفاوت از یک گزارش در اختیار افراد مختلف قرار میگرفت.
امروز شرایط کاملا متفاوت است.
مدیران انتظار دارند در هر لحظه به اطلاعات مالی دسترسی داشته باشند. صاحبان کسبوکار میخواهند وضعیت فروش، موجودی کالا، گردش حساب و گزارشهای مالی را از طریق تلفن همراه مشاهده کنند. تیمهای مالی نیز بهدنبال راهکارهایی هستند که سرعت انجام کارها را افزایش دهد و خطاهای انسانی را کاهش دهد.
این تغییر نیازها باعث شده حسابداری ابری به یکی از مهمترین تحولات حوزه مدیریت مالی تبدیل شود.
اما سوال مهم اینجاست.
چرا بسیاری از کسبوکارهای حرفهای در حال مهاجرت به حسابداری ابری هستند؟
آیا این فقط یک تغییر فناوری است یا مزایای واقعی و قابلتوجهی پشت این تصمیم قرار دارد؟
برای پاسخ به این سوال باید فراتر از تبلیغات نگاه کرد و دلایل واقعی این مهاجرت را بررسی کرد.
حسابداری ابری چگونه نگاه کسب و کارها به مدیریت مالی را تغییر داده است؟
در گذشته نرمافزارهای حسابداری بیشتر بهعنوان یک ابزار ثبت اطلاعات شناخته میشدند. وظیفه اصلی آنها ثبت فاکتورها، مدیریت حسابها و تهیه گزارشهای مالی بود.
اما امروز نقش نرمافزارهای مالی تغییر کرده است.
مدیران دیگر فقط به ثبت اطلاعات نیاز ندارند. آنها میخواهند براساس اطلاعات مالی تصمیم بگیرند. میخواهند روند فروش را تحلیل کنند. میخواهند هزینهها را کنترل کنند و وضعیت مالی مجموعه را بهصورت لحظهای زیر نظر داشته باشند.
اینجاست که حسابداری ابری تفاوت خود را نشان میدهد.
در نرمافزارهای حسابداری ابری اطلاعات در یک بستر متمرکز ذخیره میشوند و کاربران از هر مکانی به آنها دسترسی دارند. این موضوع باعث میشود فرآیند تصمیمگیری سریعتر و دقیقتر انجام شود.
برای مثال، فرض کنید مدیر یک فروشگاه اینترنتی در یک جلسه کاری حضور دارد و ناگهان نیاز پیدا میکند میزان فروش هفته جاری را بررسی کند.
در سیستمهای سنتی ممکن است نیاز به تماس با حسابدار یا درخواست گزارش وجود داشته باشد.
اما در یک نرمافزار حسابداری آنلاین تنها چند ثانیه زمان لازم است تا گزارش مورد نظر روی صفحه تلفن همراه نمایش داده شود.
همین دسترسی سریع و بدون محدودیت یکی از مهمترین دلایل محبوبیت حسابداری ابری است.
کاهش هزینه ها یکی از مهم ترین دلایل مهاجرت به حسابداری ابری
بسیاری از مدیران تصور میکنند مهاجرت به سیستمهای ابری تنها بهدلیل فناوری جدید انجام میشود.
اما واقعیت این است که مسائل اقتصادی نقش بسیار مهمی در این تصمیم دارند.
نگهداری یک زیرساخت سنتی معمولا هزینههای متعددی ایجاد میکند.
خرید سرور
نگهداری تجهیزات
پشتیبانگیری از اطلاعات
ارتقای سختافزار
پشتیبانی فنی
بهروزرسانی نرمافزار
همه این موارد هزینههایی هستند که در طول زمان افزایش پیدا میکنند.
در مقابل، حسابداری ابری بسیاری از این هزینهها را حذف میکند.
ارائهدهنده نرمافزار مسئولیت نگهداری زیرساخت را بر عهده میگیرد و کسبوکار تنها از خدمات استفاده میکند.
این موضوع بهویژه برای شرکتهای کوچک و متوسط اهمیت زیادی دارد.
بسیاری از مجموعهها ترجیح میدهند بهجای سرمایهگذاری روی تجهیزات فنی، منابع مالی خود را صرف توسعه کسبوکار کنند.
به همین دلیل حسابداری ابری برای بسیاری از کسبوکارها یک انتخاب اقتصادی محسوب میشود.
دسترسی از هر مکان یک مزیت ساده اما بسیار مهم
گاهی بزرگترین مزیتهای یک فناوری در ظاهر ساده بهنظر میرسند.
یکی از این مزایا در حسابداری ابری، دسترسی از هر مکان است.
تصور کنید مدیرعامل یک شرکت در سفر کاری حضور دارد.
یا مدیر مالی در حال دورکاری است.
یا یکی از شعب شرکت در شهر دیگری فعالیت میکند.
در سیستمهای سنتی دسترسی به اطلاعات در چنین شرایطی میتواند دشوار باشد.
اما در حسابداری آنلاین همه کاربران به یک پایگاه اطلاعاتی مشترک متصل هستند.
این موضوع نهتنها سرعت دسترسی را افزایش میدهد بلکه باعث هماهنگی بهتر میان بخشهای مختلف سازمان نیز میشود.
امروزه بسیاری از کسبوکارها بهصورت ترکیبی فعالیت میکنند. بخشی از تیم در دفتر حضور دارد و بخشی دیگر دورکار است.
حسابداری ابری دقیقا برای چنین شرایطی طراحی شده است.
امنیت اطلاعات مالی در حسابداری ابری چقدر اهمیت دارد؟
یکی از نگرانیهای رایج هنگام مهاجرت به حسابداری ابری، امنیت اطلاعات است.
بعضی مدیران تصور میکنند اگر اطلاعات روی اینترنت ذخیره شوند، امنیت کمتری خواهند داشت.
اما در عمل شرایط میتواند کاملا برعکس باشد.
در بسیاری از کسبوکارهای کوچک اطلاعات مالی روی یک کامپیوتر یا سرور داخلی نگهداری میشوند.
اگر هارد دیسک آسیب ببیند، اگر سیستم آلوده شود یا اگر نسخه پشتیبان وجود نداشته باشد، اطلاعات در معرض خطر قرار میگیرند.
در مقابل، سرویسهای حسابداری ابری معتبر معمولا از زیرساختهای امنیتی پیشرفته استفاده میکنند.
اطلاعات رمزنگاری میشوند.
نسخههای پشتیبان بهصورت منظم تهیه میشوند.
دسترسی کاربران کنترل میشود.
سرورها در مراکز داده تخصصی نگهداری میشوند.
به همین دلیل بسیاری از شرکتها پس از بررسی دقیق متوجه میشوند سطح امنیت حسابداری ابری از زیرساخت داخلی آنها بالاتر است.
البته انتخاب یک ارائهدهنده معتبر در این زمینه اهمیت بسیار زیادی دارد.
رشد کسب و کارها بدون مقیاس پذیری ممکن نیست
یکی از اشتباهات رایج در انتخاب نرمافزار حسابداری، تمرکز روی نیازهای امروز است.
اما مدیران حرفهای معمولا چند سال آینده را نیز در نظر میگیرند.
امروز ممکن است یک کسبوکار تنها دو کاربر داشته باشد.
اما سال آینده تعداد کارکنان افزایش پیدا کند.
امروز شاید تنها یک شعبه فعال باشد.
اما چند سال بعد چندین شعبه در شهرهای مختلف راهاندازی شوند.
در چنین شرایطی نرمافزار باید بتواند همراه با رشد کسبوکار توسعه پیدا کند.
یکی از مهمترین مزیتهای حسابداری ابری همین مقیاسپذیری است.
افزودن کاربران جدید، ایجاد شعب جدید و توسعه امکانات معمولا بدون پیچیدگی خاصی انجام میشود.
این انعطافپذیری باعث شده بسیاری از شرکتهای در حال رشد حسابداری ابری را بهعنوان زیرساخت مالی بلندمدت خود انتخاب کنند.
چرا آینده حسابداری به سمت فضای ابری حرکت می کند؟
نگاهی به روندهای جهانی نشان میدهد کسبوکارها بهسمت دسترسی سریعتر، مدیریت هوشمندتر و استفاده بیشتر از دادهها حرکت میکنند.
در چنین فضایی سیستمهایی که وابسته به یک کامپیوتر یا یک مکان خاص باشند، بهتدریج محدودیتهای خود را نشان میدهند.
حسابداری ابری فقط یک نرمافزار جدید نیست.
این مدل در واقع پاسخی به نیازهای جدید کسبوکارها است.
نیاز به دسترسی لحظهای.
نیاز به همکاری تیمی.
نیاز به کاهش هزینههای زیرساختی.
نیاز به امنیت بیشتر.
نیاز به رشد بدون محدودیت.
به همین دلیل مهاجرت به حسابداری ابری صرفا یک تغییر نرمافزار نیست. این تصمیم در بسیاری از شرکتها بخشی از یک تحول بزرگتر در شیوه مدیریت کسبوکار محسوب میشود. هرچه رقابت در بازار بیشتر میشود و سرعت تصمیمگیری اهمیت بیشتری پیدا میکند، ارزش دسترسی به اطلاعات دقیق و بهروز نیز افزایش خواهد یافت. به همین دلیل بسیاری از مدیران حرفهای حسابداری ابری را نه بهعنوان یک انتخاب موقت، بلکه بهعنوان زیرساخت مالی سالهای آینده کسبوکار خود در نظر میگیرند.
